الخطوات الذكية في الإشراف الإيجابي

 

 

سام ديب وليل سوسمان

 

الجزء الأول : 19 خطة للقيادة الناجحة :

- حافظ على علاقات طيبة مع رئيسيك في العمل .

- تحلَّ بالصفات التي تريد من موظفيك أن يظهروها أمامك .

- ليكن ما تطلبه من مرؤسيك واظحاً لهم .

- أجعل الاجتماعات وسيلة لتقوية روح الفريق .

- كافيء المتعاونين والمجدين .

- تقبل التفاوات بين الموظفين وأحسن استغلاله .

- بين الأفراد مجموعتك دور كل منهم في عمل الفريق .

- أصغ لما يقوله موظفك .

- وظف الأشخاص الذين لديهم استعداد للعمل ضمن فريق .

- اجعل موظفيك يشاركونك في صنع الأهداف والمقررات .

- اعترف بأخطائك .

- لا تقدم وعوداً بل أنجزها .

- أحسن إدارة وقتك واحرص على قضاء ما تستطيع من الوقت مع موظفيك .

- كلف موظفيك بمهام تشبع رغباتهم في الإنجاز وتلبي حاجة العمل .

- قم بعمل للأشياء بسيطة تظهر لمرؤسيك أنك تقدرهم كأفراد

- تعامل مع اختلافات موظفيك بأمانة وعدل .

- زود موظفيك بالمعلومات التي يحتاجونها قبل أن يطلبوها .

- تحرر من ضغط العمل اليومي بين الفترة والأخرى لتراجع خططك وإنجازاتك .

- لا تأخذ نفسك بجدية أكثر من اللازم .. اترك وقتاً للمرح .

الجزء الثاني : 9 وسائل للارتقاء بمرؤوسيك.

- أسند إليهم وظائف هامة وصعبة .

- قم بالتدريج بتوزيع بعض المهام ـ التي عادة ما تنجزها بنفسك ـ عليهم واجعلهم يتحملون المسؤولية .

- قم بالثناء على موظفيك عندما يؤدون عملاً بشكل جيد

- دعهم يشاركون في صنع القرار .

- دعهم يحضرون دورات في الإدارة ولو مرة واحدة في العام .

- عليك بين الحين والآخر أن تبلغهم رأيك الصادق والموضوعي بطريقة أدائهم .

- لا تدخل في حل المشاكل التي يواجهونها في العمل إلا إذا استدعى الأمر ذلك .

- اجعل وصولهم إليك سهلاً عندما يحتاجونك لحل مشكلة أو الإجابة عن سؤال .

- درب مرؤوسيك بحيث يستطيع واحد أو أكثر منهم أن يحل مكانك عنما تكون غير موجود أو عندما تحصل على ترقية.

الجزء الثالث : 10 قواعد للتفويض

- تأكد من أن الموظف لديــه المهارة والموهبة والقدرة لكي يقوم بهذه الوظيفة .

- راجع ذلك مع رئيسيك

- عليك القيام بتفويض الأعمال المهمة أيضاً وليس فقط الأعمال الدنيا والهامشية .

- تأكد من أن مرؤوسيك قد فهموا المهمة بوضوح .

- أعطج موظفيك مجالاً من الحرية لاختيار الطريقة التي يودون إنجاز العمل بها

- زودهم بكافة الموارد والمصادر اللازمة لأداء الوظيفة .

- حاول أن يكون اتصال الموظفين بك سهلاً ميسوراً .

- إذا تم عمل ما بشكل جيد فقم بالثناء على موظف الذي أداه

- إذا لم تؤد المهمة كما هو مطلوب فاشرح لمرؤوسيك كيف يمكنهم تحسين أدائهم .. لكن لا تقرابهم في كل الأعمال التي يقومون بها .

- فوض قدر الإمكان وسينجح الجميع .

الجزء الربع : 7 نصائح لتحسين طرق الاتصال

1- اتبع سياسةالاتصال .

2- مارس سياسة الباب المفتوح .

3- أخبرهم أن الأخبار السيئة هي التي يتم إيصالها للمسؤولين .

4- اضبط ردود فعلك عند سماعتك بحدوث خطأ ما .

5- اعقد اجتماعات ودية غير رسمية بشكل دوري .

6- أثناء اجتماتك مع موظفيك اطلب منهم تقارير منتظمة حول سير العمل .

7- دعهم برون أنك بشر من خلال سمة التواضح والاعتراف بالخطاء .

الجزء الخامس : 9 صفات لتنفيذ تعليمات العمل

- اجلس في مكان هادىء لكي تحدد التعليمات بدون أن يكون هنالك ما يشتت تفكيرك .

- عليك أن تعرف مشاعر موظفيك وقدراتهم .

- اسال المواظف عما يعرفه الآن عن هذه الوظيفة .

- استخدم اللغة السهلة محددة المعاني .

- لا تقم بتوضيح ما هو واضح .

- أرهم الطريقة الصحيحة لأداء العمل إن أمكن ذلك .

- اطلب من الموظف أن يحاول القيام بالعمل .

- أسأل موظفيك إذا كان لدى أية أسئلة .

-أعلم موظفيك بأنك ستكون متواجداً عندما يواجهون مشاكل أو يحتاجون إليك .

الجزء السادس : 11 خطوة للقيام فعال لأداء الموظفين

- امنح موظفيك الفرصة للاستعداد لذلك .

- خصص وقتاً كافياً لدراسة وتقييم موظفيك .

- في بداية الجلسة أشعرهم بالأمان والراحة .

- ركز تقييمك على الأداء والسلوك وليس على المدلول والشخصية .

- لا تعط سلم الدرجات الموجود في نموذج التقييم أهمية كبيرة .

- اطلب من الموظف أن يخبرك برأية في طريقة أدائه .

- قارن بين الأداء والمستوى المتوقع .

- تأكد من أن الموظفين يفهمون مصطلحات التقييم كما تفهمها أنت .

- اجعل نموذج التقييم يحتوي على بند للتدريب والإرشاد .

- عليك أن تطور خطة عمل لسد الشغرات في الأداء بين الموظفين .

- اختم اللقاء بعد توصلكم إلى اتفاق واضح وصريح .

الجزء السابع : 8 أسباب وراء عدم قيام المدراء بتوجيه الثناءالمستحقة

- إن بعض الدراء الذين يتوقعون دائماً أفضل أداء لا يرون ضرورة لتقديم على أداء المميز .

- إن المدراءالذين يتمتعون بمستوى عال من الأداء يجدون صعوبة في رؤية إنجازات مرؤوسيهم إذا كانت أقل من مستوى أدائهم شخصياً .

- إن بعض المدراء يعتقد بأن العصا أفضل من الجزرة للحصول على أفضل النتائج من الموظفين .

- إن الذين ينشاؤن في بيئة تفتقر إلى العلاقات الإنسانية يجدون صعوبة في التعبير عن شكرهم الآخرين بشكل شخصي ودافيء .

- عدم متابعة المدير وقضاؤه الوقت الكافي مع مرؤوسية لرؤية إنجازاتهم المميزة وتقديرها .

- تقاليد الشركة أو جو العمل لا يساعدان أولاً يهيئان الثناء لمستحقيه .

- إذا أكثر الأسباب التي يتم التذرع بها لعدم تقديم الثناء لمن هم أهل له هو (( إنني مشغول )) .

- بعض الموظفين لا يقومون بلفت أنظار مدرائهم تجاه الأعمال المميزة التي قاموا بإنجازها وتستحق الثناء .

الجزء الثامن : 9 مواقف لا أثر للثناء فيها

- إذا كان المثنى عليه لا يحنرم من أثنى عليه .

- عنما لا يثق المثنى في دوافع من أثنى عليه .

- إذا كان الإبداع في أداء العمل ليس مهماً للطرفين .

- إذا تكرر الثناء بمناسبة وغير مناسبة سواء قام المرؤس بأمر جيد أم لم يقم .

- إذا كان الثناء فيه تكلف .

- إذا كان الثناء منقوصاً أو قاصراً متحظاً .

- إذا قيل الثناء منقوصاً في مكان غير مناسب .

- الثناء على الأداء التقليدي .

- إذا كان المثنى عليهم غير راضين عن ظروف عملهم .

الجزء التاسع : 11 سؤال عن مشاكل الأداء

- هل يعرف الموظف المهمة المطلوبة منه ؟ وكيف تستطيع التأكد من ذلك على وجه اليقين ؟

- هل يعلم الموظف نوعية الأداء المطلوب ؟ وكيف بإمكانك التأكد من ذلك ؟

- هل سبق للموظف أن قام بهذه المهمة بشكل صحيح الماضي ؟

- هل هناك حدث ما في حياة الموظف أو بيئة العمل يعقه عن الأداء المطلوب ؟

- هل تغييرت المهمة الكوكلة إليه ؟ وكم مضى على آخر من قام بأدائها ؟

- هل يرغب الموظف في أن يؤدي عملاً جيداً ؟

- هل كان لدى الموظف الموارد الكافية لتأدية المهمة الموكلة إليه ؟

- هل يفتقد الموظف إلى المقدرة على أداء المهمة ؟

- هل مشكلته مؤهل أكثر من المطلوب ؟

- هل يعلم الموظف أن أداه ليس بمستوى توقعاتك ؟ هل قلت له ذلك بشكل صريح ؟

- ما الذي بمقدورك أن تفعله للمساهمة في حل المشكلة ؟

الجزء العاشر : 15 نصيحة حول كيفية توجيه النقد الذي يؤدي إلى تصحيح السلوك

- لا توجد النقد علنا .

- تأكد من الشخص الذي توجه النقد إليه منتبه إليك ومهيا نفسياً لسماح ما تقوله .

- انتظر حتى يتمكن الشخص الذي وجهت إليه النقد من التغلب على غضبة وعلبى شعوره بالألم والارتباك .

- لا تنتقد الآخرين وأنت غضبان .

- ارفض السلوك وليس الشخص .

- كن واضحاً ومحدداً .

- عليك التأكد من أن الشخص المنتقد يفهم تقول .

- عليك توجيه النقد والسلوك الخاطيء ما زال حياً في الذاكرة .

- كن صادقاً مع نفسيك حول أهدافك .

- اظهر تفهمك وتعاطفك مع الشخص الذي توجه إليه النقد .

- تجنب إظهار تفوقك في المعرفة ، أو النفوذ أو نفاذ البصيرة .

- كن محدداً إن أمكن عند توجيه ملاحظاتك .

- لا تتهم الشخص بأن سلوكه جاء نتيجة سوء نية .

- ركز على السلوك الذي يستطيع الشخص تغييره .

- لا تحمل الشخص فوق طاقته من النقد بحيث تصيبه بالإحباط .

الجزء الحادي عشر : 10 خطوة للنقد البناء الناجح

- اخبر الشخص المعني عن الحادث أو السلوك أو الأداء الذي يشير قلقك .

- أخبر الشخص المعني كيف يمكن لهذه الحادثة أو السلوك أو الأداء إلى خلق مشاكل .

- أخبره عن مشاعرك حيال هذا الموقف .

- اطلب منه أن يقوم بإعطاء تفسير لأي شيء يبدو أنك لم تفهمه .

- اقترح إجراء تصحيح لمثل هذه المواقف .

- إذا كان ذلك ممكنا أشركه في عملية حل المشكلة .

- اضمن التزامة بعدم تكرار ذلك مستقيلاً .

- صف للشخص مدى تقديرك له .

- دع كلماتك تغوض في أعماقه .

- تابع الإجرات التصحيحية التي اتخذتها .

الجزء الثاني عشر : 10 قواعد للتأنيب

1- تأكد من دقة معلوماتك .

2- قم بتوجه التأنيب عقب المخالفة مباشرة .

3- تأكد من أنك تتمتع بالهدوء قبل قيامك بالتأنيب .

4- قم بالتأنيب على انفراد .

5- ركز عبى سلوك محدد وليس على المعموميات .

6- لا تفرق في معاملتك لموظفيك أو تتصرف بطريقة غير عادلة .

7- قم بتحفيز موظفيك وتشجيعهم .

8- اختتم جلسة التأنيب بتفاهم لا لبس فيه بينك وبين الموظف .

وكل ذلك بحسب رأي الكاتب في المصدر المذكور نصا ودون تعليق.

المصدر:edariat.net