الخطوات الذكية في الإشراف الإيجابي
سام ديب وليل سوسمان
الجزء الأول : 19 خطة للقيادة الناجحة :
- حافظ على علاقات طيبة مع رئيسيك في العمل .
- تحلَّ بالصفات التي تريد من موظفيك أن يظهروها أمامك .
- ليكن ما تطلبه من مرؤسيك واظحاً لهم .
- أجعل الاجتماعات وسيلة لتقوية روح الفريق .
- كافيء المتعاونين والمجدين .
- تقبل التفاوات بين الموظفين وأحسن استغلاله .
- بين الأفراد مجموعتك دور كل منهم في عمل الفريق .
- أصغ لما يقوله موظفك .
- وظف الأشخاص الذين لديهم استعداد للعمل ضمن فريق .
- اجعل موظفيك يشاركونك في صنع الأهداف والمقررات .
- اعترف بأخطائك .
- لا تقدم وعوداً بل أنجزها .
- أحسن إدارة وقتك واحرص على قضاء ما تستطيع من الوقت مع موظفيك .
- كلف موظفيك بمهام تشبع رغباتهم في الإنجاز وتلبي حاجة العمل .
- قم بعمل للأشياء بسيطة تظهر لمرؤسيك أنك تقدرهم كأفراد
- تعامل مع اختلافات موظفيك بأمانة وعدل .
- زود موظفيك بالمعلومات التي يحتاجونها قبل أن يطلبوها .
- تحرر من ضغط العمل اليومي بين الفترة والأخرى لتراجع خططك وإنجازاتك .
- لا تأخذ نفسك بجدية أكثر من اللازم .. اترك وقتاً للمرح .
الجزء الثاني : 9 وسائل للارتقاء بمرؤوسيك.
- أسند إليهم وظائف هامة وصعبة .
- قم بالتدريج بتوزيع بعض المهام ـ التي عادة ما تنجزها بنفسك ـ عليهم واجعلهم يتحملون المسؤولية .
- قم بالثناء على موظفيك عندما يؤدون عملاً بشكل جيد
- دعهم يشاركون في صنع القرار .
- دعهم يحضرون دورات في الإدارة ولو مرة واحدة في العام .
- عليك بين الحين والآخر أن تبلغهم رأيك الصادق والموضوعي بطريقة أدائهم .
- لا تدخل في حل المشاكل التي يواجهونها في العمل إلا إذا استدعى الأمر ذلك .
- اجعل وصولهم إليك سهلاً عندما يحتاجونك لحل مشكلة أو الإجابة عن سؤال .
- درب مرؤوسيك بحيث يستطيع واحد أو أكثر منهم أن يحل مكانك عنما تكون غير موجود أو عندما تحصل على ترقية.
الجزء الثالث : 10 قواعد للتفويض
- تأكد من أن الموظف لديــه المهارة والموهبة والقدرة لكي يقوم بهذه الوظيفة .
- راجع ذلك مع رئيسيك
- عليك القيام بتفويض الأعمال المهمة أيضاً وليس فقط الأعمال الدنيا والهامشية .
- تأكد من أن مرؤوسيك قد فهموا المهمة بوضوح .
- أعطج موظفيك مجالاً من الحرية لاختيار الطريقة التي يودون إنجاز العمل بها
- زودهم بكافة الموارد والمصادر اللازمة لأداء الوظيفة .
- حاول أن يكون اتصال الموظفين بك سهلاً ميسوراً .
- إذا تم عمل ما بشكل جيد فقم بالثناء على موظف الذي أداه
- إذا لم تؤد المهمة كما هو مطلوب فاشرح لمرؤوسيك كيف يمكنهم تحسين أدائهم .. لكن لا تقرابهم في كل الأعمال التي يقومون بها .
- فوض قدر الإمكان وسينجح الجميع .
الجزء الربع : 7 نصائح لتحسين طرق الاتصال
1- اتبع سياسةالاتصال .
2- مارس سياسة الباب المفتوح .
3- أخبرهم أن الأخبار السيئة هي التي يتم إيصالها للمسؤولين .
4- اضبط ردود فعلك عند سماعتك بحدوث خطأ ما .
5- اعقد اجتماعات ودية غير رسمية بشكل دوري .
6- أثناء اجتماتك مع موظفيك اطلب منهم تقارير منتظمة حول سير العمل .
7- دعهم برون أنك بشر من خلال سمة التواضح والاعتراف بالخطاء .
الجزء الخامس : 9 صفات لتنفيذ تعليمات العمل
- اجلس في مكان هادىء لكي تحدد التعليمات بدون أن يكون هنالك ما يشتت تفكيرك .
- عليك أن تعرف مشاعر موظفيك وقدراتهم .
- اسال المواظف عما يعرفه الآن عن هذه الوظيفة .
- استخدم اللغة السهلة محددة المعاني .
- لا تقم بتوضيح ما هو واضح .
- أرهم الطريقة الصحيحة لأداء العمل إن أمكن ذلك .
- اطلب من الموظف أن يحاول القيام بالعمل .
- أسأل موظفيك إذا كان لدى أية أسئلة .
-أعلم موظفيك بأنك ستكون متواجداً عندما يواجهون مشاكل أو يحتاجون إليك .
الجزء السادس : 11 خطوة للقيام فعال لأداء الموظفين
- امنح موظفيك الفرصة للاستعداد لذلك .
- خصص وقتاً كافياً لدراسة وتقييم موظفيك .
- في بداية الجلسة أشعرهم بالأمان والراحة .
- ركز تقييمك على الأداء والسلوك وليس على المدلول والشخصية .
- لا تعط سلم الدرجات الموجود في نموذج التقييم أهمية كبيرة .
- اطلب من الموظف أن يخبرك برأية في طريقة أدائه .
- قارن بين الأداء والمستوى المتوقع .
- تأكد من أن الموظفين يفهمون مصطلحات التقييم كما تفهمها أنت .
- اجعل نموذج التقييم يحتوي على بند للتدريب والإرشاد .
- عليك أن تطور خطة عمل لسد الشغرات في الأداء بين الموظفين .
- اختم اللقاء بعد توصلكم إلى اتفاق واضح وصريح .
الجزء السابع : 8 أسباب وراء عدم قيام المدراء بتوجيه الثناءالمستحقة
- إن بعض الدراء الذين يتوقعون دائماً أفضل أداء لا يرون ضرورة لتقديم على أداء المميز .
- إن المدراءالذين يتمتعون بمستوى عال من الأداء يجدون صعوبة في رؤية إنجازات مرؤوسيهم إذا كانت أقل من مستوى أدائهم شخصياً .
- إن بعض المدراء يعتقد بأن العصا أفضل من الجزرة للحصول على أفضل النتائج من الموظفين .
- إن الذين ينشاؤن في بيئة تفتقر إلى العلاقات الإنسانية يجدون صعوبة في التعبير عن شكرهم الآخرين بشكل شخصي ودافيء .
- عدم متابعة المدير وقضاؤه الوقت الكافي مع مرؤوسية لرؤية إنجازاتهم المميزة وتقديرها .
- تقاليد الشركة أو جو العمل لا يساعدان أولاً يهيئان الثناء لمستحقيه .
- إذا أكثر الأسباب التي يتم التذرع بها لعدم تقديم الثناء لمن هم أهل له هو (( إنني مشغول )) .
- بعض الموظفين لا يقومون بلفت أنظار مدرائهم تجاه الأعمال المميزة التي قاموا بإنجازها وتستحق الثناء .
الجزء الثامن : 9 مواقف لا أثر للثناء فيها
- إذا كان المثنى عليه لا يحنرم من أثنى عليه .
- عنما لا يثق المثنى في دوافع من أثنى عليه .
- إذا كان الإبداع في أداء العمل ليس مهماً للطرفين .
- إذا تكرر الثناء بمناسبة وغير مناسبة سواء قام المرؤس بأمر جيد أم لم يقم .
- إذا كان الثناء فيه تكلف .
- إذا كان الثناء منقوصاً أو قاصراً متحظاً .
- إذا قيل الثناء منقوصاً في مكان غير مناسب .
- الثناء على الأداء التقليدي .
- إذا كان المثنى عليهم غير راضين عن ظروف عملهم .
الجزء التاسع : 11 سؤال عن مشاكل الأداء
- هل يعرف الموظف المهمة المطلوبة منه ؟ وكيف تستطيع التأكد من ذلك على وجه اليقين ؟
- هل يعلم الموظف نوعية الأداء المطلوب ؟ وكيف بإمكانك التأكد من ذلك ؟
- هل سبق للموظف أن قام بهذه المهمة بشكل صحيح الماضي ؟
- هل هناك حدث ما في حياة الموظف أو بيئة العمل يعقه عن الأداء المطلوب ؟
- هل تغييرت المهمة الكوكلة إليه ؟ وكم مضى على آخر من قام بأدائها ؟
- هل يرغب الموظف في أن يؤدي عملاً جيداً ؟
- هل كان لدى الموظف الموارد الكافية لتأدية المهمة الموكلة إليه ؟
- هل يفتقد الموظف إلى المقدرة على أداء المهمة ؟
- هل مشكلته مؤهل أكثر من المطلوب ؟
- هل يعلم الموظف أن أداه ليس بمستوى توقعاتك ؟ هل قلت له ذلك بشكل صريح ؟
- ما الذي بمقدورك أن تفعله للمساهمة في حل المشكلة ؟
الجزء العاشر : 15 نصيحة حول كيفية توجيه النقد الذي يؤدي إلى تصحيح السلوك
- لا توجد النقد علنا .
- تأكد من الشخص الذي توجه النقد إليه منتبه إليك ومهيا نفسياً لسماح ما تقوله .
- انتظر حتى يتمكن الشخص الذي وجهت إليه النقد من التغلب على غضبة وعلبى شعوره بالألم والارتباك .
- لا تنتقد الآخرين وأنت غضبان .
- ارفض السلوك وليس الشخص .
- كن واضحاً ومحدداً .
- عليك التأكد من أن الشخص المنتقد يفهم تقول .
- عليك توجيه النقد والسلوك الخاطيء ما زال حياً في الذاكرة .
- كن صادقاً مع نفسيك حول أهدافك .
- اظهر تفهمك وتعاطفك مع الشخص الذي توجه إليه النقد .
- تجنب إظهار تفوقك في المعرفة ، أو النفوذ أو نفاذ البصيرة .
- كن محدداً إن أمكن عند توجيه ملاحظاتك .
- لا تتهم الشخص بأن سلوكه جاء نتيجة سوء نية .
- ركز على السلوك الذي يستطيع الشخص تغييره .
- لا تحمل الشخص فوق طاقته من النقد بحيث تصيبه بالإحباط .
الجزء الحادي عشر : 10 خطوة للنقد البناء الناجح
- اخبر الشخص المعني عن الحادث أو السلوك أو الأداء الذي يشير قلقك .
- أخبر الشخص المعني كيف يمكن لهذه الحادثة أو السلوك أو الأداء إلى خلق مشاكل .
- أخبره عن مشاعرك حيال هذا الموقف .
- اطلب منه أن يقوم بإعطاء تفسير لأي شيء يبدو أنك لم تفهمه .
- اقترح إجراء تصحيح لمثل هذه المواقف .
- إذا كان ذلك ممكنا أشركه في عملية حل المشكلة .
- اضمن التزامة بعدم تكرار ذلك مستقيلاً .
- صف للشخص مدى تقديرك له .
- دع كلماتك تغوض في أعماقه .
- تابع الإجرات التصحيحية التي اتخذتها .
الجزء الثاني عشر : 10 قواعد للتأنيب
1- تأكد من دقة معلوماتك .
2- قم بتوجه التأنيب عقب المخالفة مباشرة .
3- تأكد من أنك تتمتع بالهدوء قبل قيامك بالتأنيب .
4- قم بالتأنيب على انفراد .
5- ركز عبى سلوك محدد وليس على المعموميات .
6- لا تفرق في معاملتك لموظفيك أو تتصرف بطريقة غير عادلة .
7- قم بتحفيز موظفيك وتشجيعهم .
8- اختتم جلسة التأنيب بتفاهم لا لبس فيه بينك وبين الموظف .
وكل ذلك بحسب رأي الكاتب في المصدر المذكور نصا ودون تعليق.
المصدر:edariat.net
