إعداد جدول أعمال الإجتماعات  *

 

 

تتمحور أفضل طريقة للتأكد من أن المشاركين في الاجتماع على دراية بالهدف من وراء الاجتماع حول إرسال جدول أعمال واضح إليهم مقدماً قبل موعد الانعقاد. وهناك طرق عديدة لإعداد جدول الأعمال, لذلك عليك اكتشاف أفضل الجداول التي تناسب الأهداف المرجوة من وراء الاجتماع واستخدامها.

تصنيف جدول الأعمال

يتألف جدول الأعمال من قائمة بالموضوعات الضرورية المزمع طرحها للنقاش. ولا بد أن تكون القائمة مختصرة وبسيطة وواضحة. وفي مستهل العمل يتعين جمع كل المعلومات المطلوبة, ومن ثم تصنيف الموضوعات المراد طرحها للنقاش, وقد يكون من المجدي التشاور مع المشاركين الآخرين. وإذا ما كانت هناك موضوعات متعددة مطروحة للنقاش, فيجب تحديد وقت محدد وتخصيصه لكل موضوع كي نتفادى تجاوز حصص الوقت المحددة لموضوعات الاجتماع. ويعتمد زمن البدء في إعداد جدول أعمال الاجتماع على مقدار الوقت المخصص للإعداد.

نقاط للتذكير

-  يجب أن يحتوي جدول الأعمال على تفاصيل تاريخ انعقاد الاجتماع ووقته ومكانه والغرض منه.

 - يجب أن يكون جدول الأعمال محدداً ودقيقاً للهدف الرئيسي للاجتماع.

 - إلمام كل المشاركين بما هو متوقع منهم في الاجتماع.

 - الوقت المحدد لكل موضوع يكون مؤشراً لأولويته في المناقشة.

 - لا يتعدى وقت الاجتماع الوقت المحدد له قدر الإمكان.

تنظيم جدول الأعمال

عند الشروع في تصنيف جدول أعمال لاجتماعك حاول ترتيب الموضوعات بشكل منطقي مع تجميع الموضوعات المتشابهة معاً, وهذا من شأنه أن يحول دون تكرار الإجراءات. وعادة ما تتصدر عملية تدبير الشؤون الداخلية للمؤسسة وترتيب جدول الأعمال, ومنها تعيين رئيس الاجتماع وتقديم الاعتذارات الخاصة بالتغيب عن الحضور, وذلك قبل الانتقال إلى التصديق على محاضر الاجتماع السابق, والاستماع إلى التقارير الخاصة بالمهمات التي تم التكليف بها إبان الاجتماع السابق. وعليك تحديد الموضوعات المتداولة بدقة واهتمام. فمنها على سبيل المثال: الحسابات المالية الأخيرة, وهي من الموضوعات التي من المتوقع أن تدور حولها المناقشات, وأخيراً يجري السماح بطرح موضوعات أخرى على مائدة النقاش, ومن ثم التخطيط لتحديد تاريخ الاجتماع التالي ووقته ومكانه.

توزيع المهام الخاصة بجدول الأعمال

عند الانتهاء من عمل المسودة الخاصة بجدول الأعمال, قم بإرساله للمشاركين الآخرين للتعليق وإبداء الرأي وإضافة أية ملاحظات, أو لإقراره والموافقة عليه. وإذا رغبت في إضافة أية مفردات أو إلغاء أية بنود من جدول الأعمال الذي سبق إجازته, فإنه يتعين عليك الحصول على موافقة المشاركين. ومن المتوقع والمرجح أن يوافقوا على الإلغاء مع الإحجام عن إعطاء الموافقة فيما يختص بالإضافة, إلا إذا كانت لهم مصلحة خاصة في ذلك, وليس مقبولاً أن تقوم بتزويد المشاركين بجدول أعمال منقح ومعدل بسبب المرض المفاجئ لرئيس الجلسة أو لحدوث تغيير مفاجئ في الظروف والأحوال المالية, وبعد ذلك يمكنك توزيع جدول الأعمال النهائي قبل الموعد المقرر لانعقاد الاجتماع بوقت مناسب.

أشياء للإنجاز

1. اتخاذ قرار فيما يختص بالموضوعات المطلوب إثارتها وطرحها خلال الاجتماع.

2. إرسال مسودة بجدول أعمال الاجتماع إلى كل المشاركين مع دعوتهم للإداء بمقترحاتهم بخصوص الموضوعات الأخرى.

3. القيام بدمج أية اقتراحات ضمن المسودة التالية.

4. إعادة توزيع جدول الأعمال وتداوله بين كل المشاركين, ومطالبتهم بالتصديق على جدول الأعمال بشكل نهائي.

* إدارة الاجتماعات, مكتبة لبنان ناشرون, ص 22-23, الطبعة الأولى 2001.

المصدر : مركز التميز للمنظمات غير الحكومية