عندما تحجم الرسمية منها في خلق الحلول...الإجتماعات الغير رسمية هي الحل

 

المهندس مصطفى الصادق

 

هناك نوعان من الإجتماعات,الرسمية والغير رسمية ، والإجتماعات الرسمية تلك التي تتحكم فيها القوانين الإجرائية الخاصة بالمؤسسة.

لكن كثيرا ما نغفل دور الإجتماعات الغير الرسمية في حل المشكلات.فهذا النوع من الإجتماعات يمكن أن تلعب دوران هامان في نفس الوقت لو تم إستثمارها بشكل جيد.

فمن جهة يمكن إستثمارها في تهيئة بيئة أكثر إيجابية لإنعقاد الإجتماعات الرسمية ومن جهة ثانية يمكن إستخدامها في خلق الأفكار والحلول الإبداعية للمشكلات بسبب قلة المشاركين والأجواء الأكثر مرونة.

ميزاتها:

- تعتبر منبراً مفيدا لمناقشة الأفكار بحرية أكبر

- تنعقد بشكل عرضي أو بالصدفة

- يمكن إستثمارها لحل المشكلات العارضة البسيطة

- كونها تنعقد في بيئة العمل يمكن إستثمار العناصر البيئة بشكل فعال ومؤثر لمناقشة وحل المشاكلات

أنواعها:

1- الإجتماعات الغير مخططة والتي :

- تنعقد في غضون زمن قياسي وبشكل عابر أوعفوي

- تناقش الموضوعات بصراحة ووضوح وتتخذ القرارات بشكل سريع

- تتكون من ثلاث أوأربع أشخاص

- يمكن إستثمارها للبيانات العامة أوالتصريحات الهامة

- أسلوب النقاش والحوار شفهي وآلي

2- الإجتماع الغير رسمي المصغر والذي:

- يتطلب التنسيق الزمني المسبق لها

- المناقشات تتخذ طابع إبداء الإنطباعات والتحليل

ولإستثمارها بفعاليه أكبر يجب:

- إطلاع المشاركين بحدود الوقت المتاح

- التحكم في الإجتماع والتوجيه

- إثارة المناقشات المفتوحة كي تاخذ طريقها بين المشاركين

- تشجيع نزعة إثارة الأفكار والمناقشات المفتوحة بمختلف الوسائل ومنها الإتصال البصري

- تدوين الأفكار التي تناقش خلال الإجتماع للتلخيص والإستنتاج

3- الجلسات العاصفة والتي :

- تستخدم لتوليد الأفكار الجديدة وإستحداثها كما يمكن إستثمارها في إستنباط أفكار سريعة في حل المشكلات

ولكي تكون هذه النوع من الإجتماعات الغير رسمية أكثر فعالية يجب:

- أن يحدد الغرض من الإجتماع للمشاركين

- كما يجب الإعداد مسبقاً لهذه الإجتماعات وتحديد الوقت المتاح لها

- المدعويين لهذه الإجتماعات مجموعه مصغرة من الأفراد المتمرسين ذوي الخبرة والمفاهيم النسبية حول موضوع الإجتماع

- المطالبة من كل مشارك بالإهتمام والقيام بدوره

- تجنب نقد الأفكار والحكم عليها خلال الإجتماع و السماح بطرح كل الأفكار لعدم إحباط المشاركين.