سلامة الإدارة المالية

 

نظام مانجو للتحقق من سلامة الإدارة المالية

 

إعـداد : المهندس مصطفى الصـادق

 مـراجعة: الدكتور أكـرم محـمـد علـي

 

الإدارة المالية financial administration

هلْ حاولت قياس درجة سلامة وحسن الإدارة المالية في مؤسستك ؟

لـمـاذا !؟

لأنّ المال محدود ، والزمن محدود ، وتجاوز الأزمة الخانقة ليس متاحا في حال من الأحوال دون ترشيد لإستخداام هذين العاملين المحوريين : الزمن والمال ، وذلك الترشيد بحاجة الى إدارة جيدة للزمن والمال . فالزمن هو شكل آخرللمال ،ولأنّ المال شريان الحياة في أي مؤسسة أو منظمة حكومية كانت ، أم غير حكومية ، كبيرة كانت ، أم صغيرة، فلا يمكن لأي مؤسسة النجاح بدون المال.

في الأيات القرأنية الكريمة والروايات الشريفة تأكيد على ضرورة ترشيد الإدارة المالية الفردية والجمعية ، وهي تتجلى في النهي عن الفساد في المال والإسراف والتبذير وإضاعـة المال الى جانب الأمر بالقصد في إنفاق المال ، وإستثمار المال ، وإصلاح المال ، وإستصلاح المال و..... الـخ .

لمـاذا كلّ هـذا التأكيـد والإهتمام ؟

بإيجاز لأن الأموال جُـعِـلت للناس قياما كما في قوله تعالى :

(( لا تُـؤْ تُوا السُّفهاء أموالكم التي جعل اللهُ لكم قياما )) ( 1 )

وحين قال الإمام موسى بن جعفر الكاظم ( عليهما السلام ) :

(( إنّ الله يبغض القيل والقال ، وإضاعة المال ، وكـثرة السؤال  )) ( 2 )

سُـئِل : أين هذا من كتاب الله عزوجل  ؟

أجاب عليه السلام : أنه في الأية المباركة المتقدمة .

وفي هذا السياق التاكيد على كون المال وديعة الله عزوجل عند الإنسان ، حيث يقول الإمام جعفر بن محمد الصادق ( عليهما السلام ) :

(( المال مال الله عزوجل ودائع عند خلقه وأمرهم أن يأكلوا منه قصدا ، ويشربوا منه قصدا ، ويلبسوا منه قصدا ، و ... ))( 3 ) الـخ الرواية الشريفة .

وهكذا قوله تعالى :

(( لا تُـسْـرِ فوا إنّـه لا يُـحِـبّ المسرفين )) ( 4 )

وقول الإمام علي بن الحسين السجاد ( عليهما السلام ) :

(( إسـتـثـمار المال تمام المُـرُوّة )) ( 5 )

وقول الرسول الأكـرم محمد ( صلى الله عليه وأله وسلم ) :

(( مِـن المـروءة إستصلاح المال )) ( 6 )

وقول الإمام علي بن أبي طالب ( عليه السلام ) :

(( لـمْ يكسـب ْ مالاًً منْ لـمْ يُـصلِحه )) ( 7 )

وقوله أيضاً :

(( مـنْ كان له مال فايّاه والفساد ، فإنّ إعطائك المالَ في غير وجهه تبذير وإسراف )) ( 8 )

إذن لابد وأن تعتني المؤسسة بأموالها جيدا ، والإعتناء الجيد بالأموال يتطلب العمل بنظام جيد للإدارة المالية.هناك نظام للإدارة المالية خاص بالمؤسسات الحكومية ، وآخر خاص بالمؤسسات غير الحكومية ، وآخر خاص بالمؤسسات الكبيرة ، وآخر خاص بالصغيرة منها ، كما هناك نظام للإدارة المالية خاص بالمؤسسات أو المنظمات الدولية ، وهكذا ، فلابدمن التمييز وحذار الخلط عند إنتخاب نظام الإدارة المالية لمؤسستك . لكن وقبل إنتخاب ذلك :

إبحثْ عن النظام المناسب لقياس مدى سلامة الإدارة المالية في مؤسسستك ، فنظام التحقق من السلامة الخاص بالمنظمة او المؤسسة غير الحكومية مثلا يتشكل أساسا من :

الإجابة على مجموعة بسيطة من الأسئلة التي تغطي كل المجالات الأساسية من الإدارة المالية لأي منظمة غير حكومية، ومع نهاية نظام التحقق من السلامة ستتمكن من معرفة :

ما إذا كان نظام الإدارة المالية في منظمتك غير الحكومية سليم أم غير سليم،

ومن معرفة :

ما إذا كنت بحاجة إلي مساعدة أم لا.

هناك منظمات عديدة في العالم تمتلك مواقع على الإنترنت يمكن أن تراجعها لذلك ، منها مثلا : مانجو وهي منظمة غير حكومية مقرها المملكة المتحدة البريطانية، وقد أنشئت لكي تقوي الإدارة المالية الخاصة بالمنظمات غير الحكومية. تقوم مانجو بنشر أدوات مجانية مثل تلك وبعمل دورات تدريبية أيضاً وتوفر العاملين في مجال الحسابات للعمل في المنظمات غير الحكومية ونشر الكتب. 

هذا ويمكن أن يقوم أي موظف أو مدير عام بإدارة هذا النظام، فلست بحاجة إلي مهارات حسابية متخصصة لكي تطبقه، إذ يشمل توضيح لكل جزء وورقة بالتعريفات والتفسير الخاص بالمصطلحات المالية المستخدمة.

كما أن مثل هذه المنظمات يمكن إستشارتها على طريق المأسسة ودعم البناء المؤسسي فهي توفرالمتخصصين في المجالات المالية للمنظمات غير الحكومية حول العالم، فنساعد المنظمات غير الحكومية على العثور على الموظفين الذين يمتلكون مهارات بناء مؤسسات قوية وكذلك يملكون مهارات فنية، فهم يعملون مع المنظمات غير الحكومية لأي فترة زمنية تبدأ من أسبوعين فقط ، ويمكن أن تمتد لأشهر .

ولاتنسى :

أن طبيعة المنظمات الحكومية تختلف عن بعضها البعض ويجب أن تعكس نظم الإدارة المالية هذا الاختلاف، فلن ينجح أي نظام "يناسب جميع المقاسات" على الإطلاق، فما يعد هاماً بالنسبة لمنظمة ما قد يكون غير مناسب لأخرى.

ولكن تتفق كل الجوانب الأساسية للممارسة السليمة في معظم المنظمات غير الحكومية معظم الوقت، يركز نظام التحقق من السلامة على هذه الجوانب الأساسية، فهو حجر الأساس لأي نظام جيد. وللتفصيل راجعْ باب دراسات في موقعنا بعنوان : مانجو والإدارة المالية .

المهم وبإختصار ماذا تعني الإدارة المالية :

الإِدَارَة الَمالِيَّة  ( financial administration )

أوجه النشاط الإداري أومجموعة الوظائف الإدارية بالمشروعات التي تنظم حركة الأموال اللازمة لتحقيق أهداف المشروع بكفاية عالية .

و أهم الواجبات الرئيسية للإدارة المالية هي :

1- التخطيط المالي ويتعلق بدراسة وتقديرحركة الأموال المنتظرة ووضع الخطط التي يسير

عليها المشروع في المستقبل . 

2- التمويل أي الحصول على الأموال المطلوبة والتي لا يمكن الحصول عليها من الإيرادات اليومية . 

3- الرقابة المالية أي دراسة وتتبع الأعمال الماضية وكذلك الأعمال الحالية للتأكد من أن حركة الأموال تسير طبقاً لما سبق وضعه من تخطيط مالي . وكذلك للتأكد من أن الانحرافات أوالاختلافات بين الخطط وبين ما حدث فعلاً أمكن التحكم فيه .

فالإدارة المالية تشمل التخطيط المالي ، والتمـويل ، والرقابة المالية .

ويعتمد حسن تنفيذ الواجبات الملقاة على عاتق الإدارة المالية على وسيلتين رئيسيتين :

(1) التنظيم المحاسبي الجيد للمشروع الذي يمد الإدارة بسجل شامل لنتائج الأعمال السابقة وكذلك بالأحوال المالية السائدة في الوقت الحاضر .

(2) الميزانيات التقديرية وهي عبارة عن ترجمة للسياسات الموضوعة ووسيلة الرقابة على تنفيذها .

إذن من مسؤليات الإدارة المالية :

- التخطيط لمصادر الإيراد المتوقعة خلال مدة زمنية محدة قادمة .

- تعيين مجالات الإنفاق لهذه الإيرادات وطبقا :

 لما هو محدد لها في الأنظمة والقواعد المالية.

ولما لكل مجال من مجالات الإنفاق من أهمية وأولوية مقارنة مع مصادر الإنفاق الأخرى .

وحسب أنظمة رقابية ومحاسبية مختارة ومحددة و مناسبة للمؤسسة تنظم الإدارة المالية وتمهد للتأكـد من سلامة وحسن إستخدام الأموال الى جانب تكريس الشفافية والنـزاهة .

وللتفصيل وكنظام عملي نقدم لكم نطام مانجو لقياس مدى سلامة الإدارة المالية في مؤسستك ،ويتضمن :

- المقدمة

- الجزء 1: النظم الأساسية 

- الجزء 2: المراقبة الداخلية

- الجزء 3: التخطيط

- الجزء 4: التقارير

- الجزء 5: العاملين

- معنى النقاط التي أحرزتها

- مصادر إضافية                       

- شرح لبعض المصطلحات

 

المقدمة :

سيساعدك هذا النظام على قياس مدى سلامة الإدارة المالية في منظمتك.

يعد المال بمثابة شريان الحياة في أي منظمة، فلا يمكن لأي منظمة غير حكومية أن تحقق الكثير بدون المال إذ يجب أن تعتني بأموالها جيداً، وهذا يعني العمل بنظام إدارة مالية جيد.

يحتوي نظام التحقق من السلامة على إجابة لمجموعة بسيطة من الأسئلة، فهي تغطي كل المجالات الأساسية من الإدارة المالية لأي منظمة غير حكومية، ومع نهاية نظام التحقق من السلامة ستتمكن من معرفة ما إذا كان نظام الإدارة المالية في منظمتك غير الحكومية سليم أم غير سليم ومن معرفة ما إذا كنت بحاجة إلي مساعدة أم لا.

مانجو

مانجو هي منظمة غير حكومية مقرها المملكة المتحدة البريطانية، وقد أنشئت لكي تقوي الإدارة المالية الخاصة بالمنظمات غير الحكومية. تقوم مانجو بنشر أدوات مجانية مثل تلك وبعمل دورات تدريبية أيضاً وتوفر العاملين في مجال الحسابات للعمل في المنظمات غير الحكومية ونشر الكتب. لمزيد من التفاصيل قم بزيارة الموقع التالي: www.mango.org.uk

لمنْ تمّ وضع نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية؟

وضع نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية ليساعد العاملين في المنظمات غير الحكومية بطريقة عملية، فقد صُمم خصيصاً للمنظمات الصغيرة والمتوسطة الحجم (أو المكاتب الميدانية)، ولم يصمم لأجل المكاتب الرئيسية لأي منظمات دولية.

يمكن أن يقوم أي موظف أو مدير عام بإدارة هذا النظام، فلست بحاجة إلي مهارات حسابية متخصصة لكي تطبقه، إذ يشمل توضيح لكل جزء وورقة بالتعريفات والتفسير الخاص بالمصطلحات المالية المستخدمة.

كلمة تحذيرية

يقدم نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية مؤشر عام لسلامة منظمتك فيما يتعلق بالإدارة المالية، فهو ليس بمثابة قائمة شاملة لكل جوانب الإدارة المالية. وهو ليس بنظام مراجعة ولا يصف مجموعة ثابتة من الإجراءات التي ستكون لها علاقة كاملة بكل حالة.

تختلف طبيعة المنظمات الحكومية عن بعضها البعض ويجب أن تعكس نظم الإدارة المالية هذا الاختلاف، فلن ينجح أي نظام "يناسب جميع المقاسات" على الإطلاق، فما يعد هاماً بالنسبة لمنظمة ما قد يكون غير مناسب لأخرى.

ولكن تتفق كل الجوانب الأساسية للممارسة السليمة في معظم المنظمات غير الحكومية معظم الوقت، يركز نظام التحقق من السلامة على هذه الجوانب الأساسية، فهو حجر الأساس لأي نظام جيد.

استخدام نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية

هذا النظام عبارة عن سلسلة مكونة من خمسين بيان بسيط، ولكن ناقش هذه البيانات مع الأعضاء المختصين في هيئة العاملين وسجل بجوار كل بيان ما إذا كان "صحيح دائماً"، أو "صحيح معظم الوقت"، أو "صحيح في بعض الأحيان" في منظمتك.

 وفيما يلي الشرح الخاص بكل تقدير والدرجات التي يحصل عليها :

 

الإجابة

المعنى

الدرجة

صحيح دائماً

صحيح 100% من الوقت

5

صحيح معظم الوقت

صحيح بنسبة أكثر من 80% من الوقت

4

صحيح بعض الوقت

صحيح فيما بين 20% إلي 80% من الوقت

1

غير صحيح على الإطلاق

صحيح بنسبة أقل من 20% من الوقت

صفر

 

تكتب الدرجة بجوار كل بيان. ضع دائرة حول درجتك أمام كل بيان خاص بنظام التحقق من السلامة، ثم اجمع الدرجات الخاصة بكل جزء، هذا كل ما في الأمر! وبعدها عندما تقارن بين درجاتك والجدول الخاص بصفحة "معنى الدرجة" ستكون قادراً على معرفة مدى سلامة نظام إداراتك المالية.

ربما ستحتاج إلي إشراك أعضاء مختلفين من هيئة العاملين في عملية إكمال نظام التحقق من السلامة المالية، وبصفة عامة من المناسب أن تكمل نظام التحقق المالي مع المسئول التنفيذي ومع المدير المالي.

ربما تختار أن تقوم بتكملة البيانات الخاصة بهذا النظام في ورشة عمل (تستغرق ما يقرب من ساعة إلي ساعتين) أو من خلال عدد من الاجتماعات الفردية مع بعض العاملين.  

التعليقات

يرحب نظام مانجو بتعليقاتكم على أدواته، برجاء إرسال أي تعليق أو اقتراح على هذا النظام على العنوان التالي: ajacobs@mango.org.uk  

الجزء 1: النظم الأساسية

أ) المستندات المؤيدة

كل عملية مالية يجب أن تكون مدعمة "بمستند مؤيد" مثل فاتورة، أو إيصال. فهذا هو الدليل على أن هذه العملية المحددة قد حدثت.

 

 

 

دائماً

معظم الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

1.1

المستند المؤيد الخاص بكل عملية صرف موجود في السنة المالية الحالية

5

4

1

0

1.2

مستند مؤيد لكل عملية دخل موجود عن السنة المالية الحالية

5

4

1

0

1.3

يتم وضع المستندات المؤيدة بطريقة مرتبة لهذا من السهل العثور على أي مستند مؤيد عندما نحتاجه

5

4

1

0

1.4

كشف حساب البنك الخاص بكل حساب بنكي يتم وضعه في الملفات بطريقة مرتبة

5

4

1

0

1.5

تم الاحتفاظ بالمستندات المؤيدة وكشوف البنك الخاصة بالسبع سنوات السابقة

5

4

1

0

 

ب)الخزينة

يجب كتابة كل عملية في دفتر الخزينة، ودفتر الخزينة هو عبارة عن قائمة بالأموال التي أنفقتها المنظمة وتلك التي تلقتها، ويتم الاحتفاظ به في دفتر أو على الكمبيوتر.

 

 

 

دائماً

معظم

الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

1.6

التاريخ والبيان وقيمة كل عملية يتم تسجيلها في دفتر الخزينة

 

 

 

 

1.7

يتم تعديل دفاتر الخزينة وفقاً لآخر العمليات التي تمت مرة على الأقل كل شهر

 

 

 

 

1.8

يتم الاحتفاظ بدفتر خزينة منفصل لكل حساب بنكي

 

 

 

 

 

ج) الرمز الخاص بالحسابات

يعمل النظام المحاسبي عن طريق وضع رمز لكل عملية تدخل في دفاتر الخزينة، ويسمح هذا الرمز بجمع العمليات معاً وتقديم التقارير المختصرة، ومجموعة الرمز الحسابية التي تستخدمها المنظمة يطلق عليها "رسم بياني خاص بالحسابات"، ويمكن استخدام مجموعة أخرى من الرمز لتحديد العمليات الحسابية الخاصة بكل مشروع أو نشاط، وعادة ما يطلق عليها رمز "مركز التكلفة".

 

 

 

دائماً

معظم

في بعض الأحيان

أبداً

1.9

الرسم البياني الخاص بالحسابات المتعارف عليه يتم استخدامه لوضع رمز لكل المعاملات المالية الخاصة بدفاتر الخزينة

5

4

1

0

1.10

يتم استخدام نفس الرسم البياني الخاص بالحسابات لكتابة الميزانيات والتقارير المالية

5

4

1

0

1.11

يتم تصنيف العمليات المحاسبية بناء على المشروع أو النشاط باستخدام قائمة متعارف عليها من "مراكز التكلفة"

5

4

1

0

 

إجمالي الدرجات الخاصة بالنظم الأساسية

 

 

الجزء 2: المراقبة الداخلية

 

تستخدم المنظمات غير الحكومية أسلوب مراقبة داخلية مختلف حتى تتأكد من أن التمويل يتم استخدامه بالأسلوب الصحيح ويحقق أهدافها، توضح هذه القائمة مجموعة منتقاة من أساليب المراقبة، وهي ليست بقائمة كاملة، ولكنها يجب أن تكون مرتبطة بنظم مراقبة أخرى هامة من أجل تسهيل عملية إدارة منظمتك، ولكن تشمل هذه القائمة على نظام مراقبة لكل المجالات الأساسية الخاصة بالإدارة المالية.

ملحوظة: تعد الأجزاء الأخرى من نظام تحقق السلامة المالية بمثابة نظم مراقبة هامة أيضاً فعلى سبيل المثال تثبت المستندات المؤيدة أن العملية المالية قد حدثت وتعد مراجعة التقارير المالية بمثابة نظام تحكم هام للغاية للمدراء للتأكد من متابعة عمليات الصرف.

 

 

 

دائماً

معظم الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

2.1

كل الأموال التي يتم الاحتفاظ بها في المكتب يحتفظ بها في خزينة صغيرة

5

4

1

0

2.2

كل الحسابات البنكية تفتح باسم المنظمة لا باسم أفراد

5

4

1

0

2.3

هناك سياسة مكتوبة وموضوعة يمكن من خلالها للعاملين الموافقة على الصرف

5

4

1

0

2.4

يتم التصريح بكل عملية مالية من قبل الموظف المختص

5

4

1

0

2.5

يتحقق العاملين من أن البضائع والخدمات التي تقوم المنظمة بشرائها يتم الحصول عليها قبل دفع الفاتورة

5

4

1

0

2.6

لا يتم توقيع الشيكات قبل كتابة التفاصيل (بما في ذلك من يدفع لأجله الشيك وقيمته) والتحقق من المستندات المؤيدة

5

4

1

0

2.7

يقوم المدير أو المدير العام بمراجعة المرتبات الخاصة بالعاملين (بما في ذلك السلف والقروض) كل شهر

5

4

1

0

2.8

تقسم المهام المالية بين الموظفين

5

4

1

0

2.9

الموظف المسؤول عن سجلات المصروفات النثرية الخاصة بكل فرد ليس بالضرورة أن يكون مسؤولاً عن صندوق المصروفات النثرية الخاصة.

5

4

1

0

2.10

يتم تسوية رصيد دفتر الخزينة مع رصيد كشف البنك الخاص بكل حساب بنكي كل شهر

5

4

1

0

2.11

يتم تسوية رصيد دفتر الخزينة مع القيمة الموجودة فعلاً في خزينة المكتب الخاصة كل شهر

5

4

1

0

2.12

يقوم المدير أو المدير العام بمراجعة كل التسويات شهرياً

5

4

1

0

2.13

يتم تسجيل كل الأصول التي تملكها المنظمة غير الحكومية في سجل الأصول

5

4

1

0

2.14

يتم عمل مراجعة لحسابات المكتب مرة واحدة كل عام من قبل مدقق خارجي مؤهل

5

4

1

0

2.45

يقوم المدير العام (لا العاملين) كل عام باختيار المدققين

5

4

1

0

 

إجمالي درجات التحكم الداخلي

 

 

الجزء 3: التخطيط

 أ) الميزانية

للميزانيات دور هام في نظام الإدارة المالية القوي، فيجب أن تكون الميزانيات دقيقة وكاملة حتى تكون نافعة، وهذا يعني أنه يجب أن تكون قائمة على تقييم واقعي للأنشطة التي يتوقع القيام بها وعن الأسلوب الذي تتوقع به سدادها.

 

 

 

دائماً

معظم

الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

3.1

يتم إعداد الميزانيات الخاصة بكل التكاليف الخاصة بإدارة المنظمة كل عام

5

4

1

0

3.2

يتم إعداد الميزانيات الخاصة بكل مشروع قبل بداية المشروع

5

4

1

0

3.3

يتم إعداد الميزانيات عن طريق حساب التكاليف للأنشطة المحددة سابقاً والتي تناسب الأهداف العامة

5

4

1

0

3.4

تشتمل الميزانيات على دخل كافي لسداد كل المصروفات المخطط لها

5

4

1

0

3.5

يقوم مجلس الأمناء بالموافقة على الميزانيات

5

4

1

0

 

ب) تقدير التدفق النقدي

يحظى تقدير التدفق النقدي بنفس أهمية الميزانية، فيخبرك تقدير التدفق النقدي متى ستتلقى الأموال ومتى ستقوم بصرفها، فحتى لو أنك تعرف متى ستحصل على 10.000 دولار لمشروع ما، لا يمكنك أن تبدأ في إنفاق الأموال على المشروع قبلما تحصل على هذه الأموال.

 

 

 

دائماً

معظم

الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

3.6

يتم إعداد تقدير للتدفق النقدي كل شهر لفترة الستة شهور القادمة

5

4

1

0

 

ج) الممولين

يرغب الممولون في تمويل مشروعات محددة ذات ميزانيات محددة، ولكن عادة ما تعمل المنظمات غير الحكومية مع عدة ممولين في نفس الوقت، لهذا من الهام أن تتابع أي ممول يقوم بتمويل أي مشروع (أو جزء من أي مشروع)، وأنه أمر سيء للغاية أن "تقترض" الأموال التي حصلت عليها من أحد الممولين لمشروع ما واستخدامها لتمويل مشروع آخر، حيث يعد هذا أمراً غير قانونياً ، (وأيضاً قبول أموال من ممولين مختلفين لنفس المشروع أو المصروفات أمر غير قانوني. )

 

 

 

دائماً

معظم

الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

3.7

يتم إعداد تقرير يظهر أي ممول الذي يقوم بتمويل أية نفقات

5

4

1

0

3.8

هناك تمويل كافي لتغطية كل النفقات الضرورية لإدارة المنظمة والمشروعات

5

4

1

0

3.9

لا يقوم الممولون المختلفون بتمويل نفس المصروفات على نفس المشروع (والمعروف باسم تمويل مزدوج)

5

4

1

0

3.10

يمكن أن تستمر المنظمة في العمل حتى لو توقف أي ممول عن تقديم تمويله

5

4

1

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

إجمالي الدرجات الخاصة بالتخطيط

 

 

الجزء 4: التقرير

يعتمد المديرون ومجلس الأمناء والممولين على التقارير المالية لفهم وضع المنظمة المالي.

يحتاج المديرون إلي تقارير داخلية دقيقة لمعرفة أين تصرف النقود وما إذا كان لديهم أموال كافية لدفع المرتبات والفواتير في الشهور التالية، ويحتاج الممولون إلي تقارير للإشراف على استخدامك لأموالهم، فقد يوقفون تمويلهم إن لم يحصلوا على تقارير! وتضع الحكومة أيضاً متطلبات قانونية على المنظمات غير الحكومية حتى تقدم التقارير المالية لها.

يجب أن تشتمل البيانات المالية الشهرية على تقرير لكل لدخل ومصروفات المؤسسة التي تمت خلال الشهر ومقدار الأموال التي تحتفظ بها المؤسسة في الخزينة والبنك، تشتمل التقارير المالية الهامة الأخرى على: تقرير المصروفات الفعلية مقارنة بالميزانية، وتقدير التدفق النقدي، وتقرير يظهر أسلوب استخدام التمويل الذي تم الحصول عليه من كل ممول.

 

 

 

دائماً

معظم

الأحيان

في بعض الأحيان

أبداً

4.1

يستعرض المديرون كل شهر البيانات المالية ويصدقون عليها

5

4

1

0

4.2

يحصل المديرون على تقارير مراقبة دقيقة للميزانية في خلال أسبوعين بعد نهاية الشهر

5

4

1

0

4.3

المصروفات الفعلية لكل بند في الميزانية في حدود 10% من الميزانية

5

4

1

0

4.4

يستعرض مجلس الإدارة التقارير المالية كل ستة شهور

5

4

1

0

4.5

يفهم المديرون (وكذلك الموظفين في الحسابات) نوعية التقارير التي يجب أن يقدموها للممولين

5

4

1

0

4.6

تقدم التقارير المالية للجهات الممولة في الشكل المطلوب والميعاد المحدد

5

4

1

0

4.7

تقدم التقارير المالية للجهة الحكومية السليمة في الشكل السليم وفي التوقيت المحدد

5

4

1

0

4.8

يتم تسوية التقارير الداخلية مع تقارير الممولين والتقارير التي يتم إرسالها للحكومة

5

4

1

0

إجمالي درجات الخاصة بالتقارير

 

 

الجزء 5: الموظفين

تعتمد الإدارة المالية الجيدة على الموظفين المناسبين، يجب أن يمتلك الموظفون المهارات المناسبة ويدعمون لكي يقوموا بالمسئوليات الموصوفة سابقاً، هذا يعني أن على مدراء البرامج أن يعرفوا الكثير عن الإدارة المالية وكذلك الموظفين في الشؤون المالية.

 

 

 

دائماً

معظم

في بعض الأحيان

أبداً

5.1

يشتمل مجلس الإدارة على شخص مؤهل لديه المهارات المطلوبة للإشراف على كافة الأنشطة المالية

5

4

1

0

5.2

يمتلك الموظفون الماليون المهارات (المؤهلات) المطلوبة للقيام بالأنشطة المالية

5

4

1

0

5.3

هناك عدد كافي من العاملين في الشئون المالية للقيام بكل الأنشطة

5

4

1

0

5.4

يمتلك المدراء والموظفون الآخرون المهارات المالية المطلوبة للمراقبة ولإدارة الميزانيات

5

4

1

0

5.5

يشتمل كل وصف وظيفي على بيانات واضحة عن مسئوليات الإدارة المالية الخاصة

5

4

1

0

5.6

يحصل كل العاملين على تدريب والدعم المطلوب لتنفيذ مسئوليات الإدارة المالية

5

4

1

0

إجمالي الدرجات الخاصة بالموظفين

 

 

تذكرة:

الإجابات هي:

 

الإجابة

التوضيح

الدرجة

صحيح دائماً

صحيح 100% طوال الوقت

5

صحيح معظم الوقت

صحيح 80% من الوقت

4

صحيح أحياناً

صحيح ما بين 20% إلي 80% من الوقت

1

ليس صحيحاً

صحيح أقل من 20% من الوقت

0

 

شرح درجاتك

سجل درجتك الخاصة بكل جزء في هذا الجدول، ثم قارنها مع الأعمدة الموجودة بالأسفل لكي تقدر مدى المخاطرة التي تواجهها

 

الجزء

الدرجة

 النظم الأساسية

 

التحكم الداخلي

 

التخطيط

 

التقارير

 

الموظفين

 

إجمالي الدرجات

 

 

مخاطرة عالية

مخاطرة متوسطة

مخاطرة ضعيفة

0- 35

35 – 45

45 – 55

0 - 45

45 – 60

60 – 75

0 – 30

30 – 40

40 – 50

0 - 20

20 – 30

30 – 40

0 – 150

150 – 200

200 – 250

 

إجمالي الدرجات أكثر من 200

إن كان إجمالي درجاتك أكثر من 200 فهذا جيد! فإدارتك المالية في حالة جيدة، والمخاطر الخاصة بعدم القدرة على إتمام عملك بسبب المشكلات المالية ضعيف، ولكن لا يمكنك أن تستسلم للاسترخاء، فيجب على كل منظمة غير حكومية أن تهدف إلي تحقيق إجمالي درجات 250!

إجمالي الدرجات بين 150 – 200

إذا كان إجمالي درجاتك ما بين 150 – 200 فأن نظام إدارتك المالية ليس سيئ للغاية وليس جيد للغاية أيضاً، ولكنه في مستوى متوسط من المخاطرة لدرجة أن المشكلات المالية ستمنعك من تنفيذ عملك، وهذا هو السبب وراء الاهتمام بهذا الأمر، فتتطلب المجالات التي حصلت على درجات ضعيفة انتباه فوري من قبل المدراء و الإدارة المالية.

إجمالي الدرجات أقل من 150

إن كان إجمالي درجاتك أقل من 150 فأنت تواجه مشكلات حقيقية، فنظام إدارتك المالية ليس بحالة جيدة، فهناك مخاطرة كبيرة ،  إذ ستواجه مشكلات مالية في المستقبل القريب فقد يسؤ استخدام التمويل، وربما يسحب الممولين دعمهم المادي أو ربما لا تكون لديك الأموال الكافية لدفع المرتبات خلال الشهور القادمة.

لذا، يجب أن يجتمع المدراء وأعضاء مجلس الأمناء بسرعة لمناقشة كيف يمكن تحسين الوضع، ويجب أن تفكر في طلب المساعدة بأسرع ما يمكن، ويجب أن يتم معالجة هذا الأمر الآن.

ملحوظة: تشير أي درجة منخفضة في أي من الأجزاء التالية إلي مخاطرة حقيقية، فحتى ولو كان مجموع درجاتك جيد، فكل الأجزاء هامة بالنسبة للإدارة المالية.

يوجد بصفحة "الموارد الإضافية" تفاصيل عن بعض المصادر المتاحة من مانجو لتساعدك على تحسين حالة إدارتك المالية.

موارد إضافية

قد يتمكن مدقق الحسابات أو أي منظمات غير حكومية أخرى من مساعدتك على تحديد كيف يمكنك أن تحسن وضع إدارتك المالية، ربما تجد أيضاً في المصادر التالية من مانجو معيناً لك.

1- كتب ومواد مكتوبة

هناك إرشادات مجانية عن الحسابات الخاصة بالمنظمات غير الحكومية في الموقع التالي www.mango.org.uk فيشتمل هذا على مجموعة من المواد التي تغطي عملية حفظ الدفاتر والميزانيات والتوصيف الوظيفي وكذلك نظام بسيط للإجراءات المالية والمراقبة وبرنامج الإكسل للمنظمات غير الحكومية.

نشرت هيئة أوكسفام بالاشتراك مع مانجو "النظام المحاسبي الأساسي للمجموعات الصغيرة" بقلم جون كاماك، وهو عبارة عن إرشادات بلغة بسيطة خطوة خطوة إلى تقنيات الإدارة المالية والحسابات الأساسية بما في ذلك دراسات للحالة والأنشطة، ويمكنك الحصول على نسخة منه من www.oxfam.org.uk/publications أو من مانجو.

قامت INTRAC بنشر "الإدارة المالية للتنمية" بقلم جون كاماك وتقدم مقدمة عالية المستوى لإدارة المالية للمنظمات غير الحكومية.

1- الدورات التدريبية

تدير مانجو دورات تدريبية عن الإدارة المالية للمنظمات غير الحكومية في المراكز الإقليمية حول العالم بما في ذلك:

FM1- الإدارة المالية العملية للمنظمات غير الحكومية- الأساسيات السليمة (5 أيام)

FM2 – الإدارة المالية الاستراتيجية للمنظمات غير الحكومية (3 أيام).

FM3- العمل مع شركاء الجنوب- الإدارة المالية لمديري البرامج (3 أيام).

FM4 – مقدمة للإدارة المالية في الميدان (2 يوم).

ألقي نظرة أيضا على الموقع التالي: www.mango.org.uk أو اتصل بربارا جونستون في العنوان التالي: biohnstone@mango.org.uk أو لمزيد من التفاصيل على الرقم التالي:

423818 1865 (0)  44+

دعم البناء المؤسسي

توفر مانجو المتخصصين في المجالات المالية للمنظمات غير الحكومية حول العالم، فنساعد المنظمات غير الحكومية على العثور على الموظفين الذين يمتلكون مهارات بناء مؤسسات قوية وكذلك يملكون مهارات فنية، فهم يعملون مع المنظمات غير الحكومية لأي فترة زمنية تبدأ من أسبوعين (مراجعة النظم) لعدة أشهر (وضع نظم وتدريب العاملين)

ألقي نظرة أيضاً على الموقع التالي: www.mango.org.uk أو اتصل بلوسي ماركباي في العنوان التالي lmarkby@mango.org.uk أو لمزيد من التفاصيل على الرقم التالي:

 342 433 1865 44 +

 

تعريف المصطلحات

 

رمز الحسابات

كود لنوع معين من العمليات، فيتم أعطاء كود للعمليات التي تصف نوع الدخل أو المصروفات، على سبيل المثال، تكلفة المواصلات، إيجار المكتب

الأصول

أي شئ يحتفظ بقيمته يعرف بأنه أصل، وبالنسبة لمنظمات غير الحكومية فأن الأصول هي مخزون من البضائع، والمعدات المكتبية والسيارات والممتلكات

سجل الأصول

سجل (قائمة) بالأصول التي تمتلكها المنظمة بما في ذلك تفاصيل مثل الرقم المرجعي للأصل وتاريخ شراءه وسعره والمورد ومكانه

تسوية بنكية

هذا يعني تسوية (مقارنة) سجل الخزينة مع كشف حساب البنك، فهذا نظام مراقبة داخلي أساسي ويظهر أن سجلات الحسابات الأساسية سليمة

كشف البنك

تقرير يصدره البنك يرد به كل الأموال التي تم الحصول عليها وكل الأموال التي تم صرفها من وإلي هذا الحساب البنكي

مسك الدفاتر 

عملية تسجيل التفاصيل الأساسية الخاصة بكل عملية

الميزانية

أفضل تقدير ممكن لتكلفة مجموعة من الأنشطة في فترة زمنية معينة وكيف ستقوم بسداد هذه الأنشطة

سلفة

مبلغ من المال يوكل إلى شخص ما من أجل هدف عام عندما تكون المصروفات المحددة غير معروفة مسبقاً.

دفتر الخزينة

دفتر أو ورقة من ورقات برنامج الإكسل تسرد كل العمليات المالية التي دخلت وخرجت من كل حساب بصفة منفردة

تقدير التدفق النقدي

تقرير يظهر التوقيت المتوقع لتلقي الأموال والأموال التي يجب سدادها على مدار فترة زمنية

رسم بياني بالحسابات

قائمة بكل الأكواد الحسابية بما في ذلك وصف لكل كود

تسوية

عملية مقارنة المعلومات بين مجموعتين من السجلات والتي تصف نفس العمليات

المستندات المؤيدة

المستندات الأصلية التي تصف كل عملية، وتشتمل على الإيصالات والفواتير والمستندات المعتمدة

العملية

أي تبادل للبضائع أو الخدمات أو الأموال مقابل بضائع أخرى أو خدمات أو أمول

المدير التنفيذي

عضو في المنظمة غير الحكومية ويشارك في المسئوليات العامة لعمل المنظمة غير الحكومية

 

الملحق 1

تقييم قدرة الإدارة المالية

 

أ. أقل متطلبات قائمة التحقق

المثالي

لماذا

مستند مؤيد وساري لكل عملية (يتم وضعه في ملفات آمنة والاحتفاظ به طوال الفترة المطلوبة)

حماية للعاملين ودليل على العملية الحسابية وتفاصيلها.

دفتر خزينة لكل حساب بنكي وتسوية لكل شهر

لتنظيم وتلخيص المعلومات الخاصة بالعمليات الحسابية وفحص الأخطاء وما سقط سهواً

رسم بياني بالحسابات. يستخدم باستمرار في دفاتر الحسابات والميزانيات

مبدأ الترابط ولتسهيل إصدار التقارير المالية

ميزانية مفصلة بالتكلفة والدخل المتوقع لكل العمليات

التخطيط وتوفير التمويل والتحكم وكتابة التقارير

تفويض واضح بالسلطة من الجهاز الحاكم من خلال خط الهيكل الإداري

لمعرفة من المسئول عن ماذا وفي أي حدود

فصل التفاصيل ومشاركة المهام الإدارية المالية فيما بين شخصين على الأقل

لمنع محاولة السرقة وتقليل فرصة ارتكاب تزوير وللمشاركة في الحمل

بيانات مالية سنوية ويفضل أن يتم مراجعتها من قبل شخص مستقل

المسائلة للمعنيين: الشفافية

ب. ممارسة جيدة

المثالي

لماذا

سجلات محاسبية إضافية عندما يتم تعيين موظفين (دفتر للأجور) أو الأصول التي تمتلكها المنظمة (سجل الأصول)

ليفي بالمتطلبات القانونية والمراجعة من أجل أغراض المراقبة والتحكم

الميزانيات القائمة على خطط النشاط الحقيقية والتي تشتمل على التكلفة الكاملة لإدارة مشروع

واقعية وتميل إلي الوفاء بالأهداف

ميزانيات بها حسابات وملاحظات واضحة

سهلة في قراءتها وفي إدخال التعديلات عليها وسهل في تعديل الحسابات بها

ميزانية منفصلة بالتكاليف الأساسية

تشجيع الإدارة النشطة وتمويل إستراتيجي للتكاليف الأساسية

تقدير شهري بالتدفق النقدي

يساعد في تحديد واتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب مشكلات التدفق النقدي قصيرة المدى

استخدام مراكز التكلفة حيث يوجد أكثر من ممول و/ أو أكثر من مشروع

للفصل بين التمويل المشروط وعملياته ولتسهيل عملية إصدار التقارير للمديرين والممولين

شبكة التمويل للحالات التي بها أكثر من ممول

لتجنب التمويل المزدوج وتحديد مناطق الخلل

تقارير الإشراف على الميزانية مرة كل شهر على الأقل

للإشراف على التقدم والتحكم في الأهداف

السياسات والإجراءات المكتوبة بما في ذلك قوانين السلوكيات للعاملين ولأعضاء مجلس الإدارة

لمنع التشويش فيما يتعلق بقواعد المنظمة والممارسات المتوقعة

أساس تمويل متنوع- خليط من التمويل المشروط وغير المشروط

أقل عرضة للصدمات المالية ويساعد في بناء الاحتياطي

مستوى معقول من الاحتياطي

أقل عرضة للصدمات المالية ويساعد في التغلب على مشكلات التدفق النقدي.

 

......................................................................................................................

* المصادر :

موقع مانجو المذكور أعلاه  .

معجم مصطلحات العلوم الاجتماعيّة – الدكتور احمد زكي بَدَوي ص : 162 – 161

( 1 ) - سورة النساء – اية ( 5 ) .

 ( 2 ) - الكافي 5-301-5

( 3 ) - البحار – 103-16-74

( 4 ) - سورة الأنعام – اية ( 141 ) .

 ( 5 ) - الكافي – 1-20-12

( 6 ) - الفقيه – 3-166-3616

( 7 ) - غرر الحكم – 7543

( 8 ) - تحف العقول – 185