سلامة الإدارة المالية

 

نظام مانجو للتحقق من سلامة الإدارة المالية

 

إعـداد : المهندس مصطفى الصـادق

 مـراجعة: الدكتور أكـرم محـمـد علـي

 

الإدارة المالية financial administration

هلْ حاولت قياس درجة سلامة وحسن الإدارة المالية في مؤسستك ؟

لـمـاذا !؟

لأنّ المال محدود ، والزمن محدود ، وتجاوز الأزمة الخانقة ليس متاحا في حال من الأحوال دون ترشيد لإستخداام هذين العاملين المحوريين : الزمن والمال ، وذلك الترشيد بحاجة الى إدارة جيدة للزمن والمال . فالزمن هو شكل آخرللمال ،ولأنّ المال شريان الحياة في أي مؤسسة أو منظمة حكومية كانت ، أم غير حكومية ، كبيرة كانت ، أم صغيرة، فلا يمكن لأي مؤسسة النجاح بدون المال.

في الأيات القرأنية الكريمة والروايات الشريفة تأكيد على ضرورة ترشيد الإدارة المالية الفردية والجمعية ، وهي تتجلى في النهي عن الفساد في المال والإسراف والتبذير وإضاعـة المال الى جانب الأمر بالقصد في إنفاق المال ، وإستثمار المال ، وإصلاح المال ، وإستصلاح المال و..... الـخ .

لمـاذا كلّ هـذا التأكيـد والإهتمام ؟

بإيجاز لأن الأموال جُـعِـلت للناس قياما كما في قوله تعالى :

(( لا تُـؤْ تُوا السُّفهاء أموالكم التي جعل اللهُ لكم قياما )) ( 1 )

وحين قال الإمام موسى بن جعفر الكاظم ( عليهما السلام ) :

(( إنّ الله يبغض القيل والقال ، وإضاعة المال ، وكـثرة السؤال  )) ( 2 )

سُـئِل : أين هذا من كتاب الله عزوجل  ؟

أجاب عليه السلام : أنه في الأية المباركة المتقدمة .

وفي هذا السياق التاكيد على كون المال وديعة الله عزوجل عند الإنسان ، حيث يقول الإمام جعفر بن محمد الصادق ( عليهما السلام ) :

(( المال مال الله عزوجل ودائع عند خلقه وأمرهم أن يأكلوا منه قصدا ، ويشربوا منه قصدا ، ويلبسوا منه قصدا ، و ... ))( 3 ) الـخ الرواية الشريفة .

وهكذا قوله تعالى :

(( لا تُـسْـرِ فوا إنّـه لا يُـحِـبّ المسرفين )) ( 4 )

وقول الإمام علي بن الحسين السجاد ( عليهما السلام ) :

(( إسـتـثـمار المال تمام المُـرُوّة )) ( 5 )

وقول الرسول الأكـرم محمد ( صلى الله عليه وأله وسلم ) :

(( مِـن المـروءة إستصلاح المال )) ( 6 )

وقول الإمام علي بن أبي طالب ( عليه السلام ) :

(( لـمْ يكسـب ْ مالاًً منْ لـمْ يُـصلِحه )) ( 7 )

وقوله أيضاً :

(( مـنْ كان له مال فايّاه والفساد ، فإنّ إعطائك المالَ في غير وجهه تبذير وإسراف )) ( 8 )

إذن لابد وأن تعتني المؤسسة بأموالها جيدا ، والإعتناء الجيد بالأموال يتطلب العمل بنظام جيد للإدارة المالية.هناك نظام للإدارة المالية خاص بالمؤسسات الحكومية ، وآخر خاص بالمؤسسات غير الحكومية ، وآخر خاص بالمؤسسات الكبيرة ، وآخر خاص بالصغيرة منها ، كما هناك نظام للإدارة المالية خاص بالمؤسسات أو المنظمات الدولية ، وهكذا ، فلابدمن التمييز وحذار الخلط عند إنتخاب نظام الإدارة المالية لمؤسستك . لكن وقبل إنتخاب ذلك :

إبحثْ عن النظام المناسب لقياس مدى سلامة الإدارة المالية في مؤسسستك ، فنظام التحقق من السلامة الخاص بالمنظمة او المؤسسة غير الحكومية مثلا يتشكل أساسا من :

الإجابة على مجموعة بسيطة من الأسئلة التي تغطي كل المجالات الأساسية من الإدارة المالية لأي منظمة غير حكومية، ومع نهاية نظام التحقق من السلامة ستتمكن من معرفة :

ما إذا كان نظام الإدارة المالية في منظمتك غير الحكومية سليم أم غير سليم،

ومن معرفة :

ما إذا كنت بحاجة إلي مساعدة أم لا.

هناك منظمات عديدة في العالم تمتلك مواقع على الإنترنت يمكن أن تراجعها لذلك ، منها مثلا : مانجو وهي منظمة غير حكومية مقرها المملكة المتحدة البريطانية، وقد أنشئت لكي تقوي الإدارة المالية الخاصة بالمنظمات غير الحكومية. تقوم مانجو بنشر أدوات مجانية مثل تلك وبعمل دورات تدريبية أيضاً وتوفر العاملين في مجال الحسابات للعمل في المنظمات غير الحكومية ونشر الكتب. 

هذا ويمكن أن يقوم أي موظف أو مدير عام بإدارة هذا النظام، فلست بحاجة إلي مهارات حسابية متخصصة لكي تطبقه، إذ يشمل توضيح لكل جزء وورقة بالتعريفات والتفسير الخاص بالمصطلحات المالية المستخدمة.

كما أن مثل هذه المنظمات يمكن إستشارتها على طريق المأسسة ودعم البناء المؤسسي فهي توفرالمتخصصين في المجالات المالية للمنظمات غير الحكومية حول العالم، فنساعد المنظمات غير الحكومية على العثور على الموظفين الذين يمتلكون مهارات بناء مؤسسات قوية وكذلك يملكون مهارات فنية، فهم يعملون مع المنظمات غير الحكومية لأي فترة زمنية تبدأ من أسبوعين فقط ، ويمكن أن تمتد لأشهر .

ولاتنسى :

أن طبيعة المنظمات الحكومية تختلف عن بعضها البعض ويجب أن تعكس نظم الإدارة المالية هذا الاختلاف، فلن ينجح أي نظام "يناسب جميع المقاسات" على الإطلاق، فما يعد هاماً بالنسبة لمنظمة ما قد يكون غير مناسب لأخرى.

ولكن تتفق كل الجوانب الأساسية للممارسة السليمة في معظم المنظمات غير الحكومية معظم الوقت، يركز نظام التحقق من السلامة على هذه الجوانب الأساسية، فهو حجر الأساس لأي نظام جيد. وللتفصيل راجعْ باب دراسات في موقعنا بعنوان : مانجو والإدارة المالية .

المهم وبإختصار ماذا تعني الإدارة المالية :

الإِدَارَة الَمالِيَّة  ( financial administration )

أوجه النشاط الإداري أومجموعة الوظائف الإدارية بالمشروعات التي تنظم حركة الأموال اللازمة لتحقيق أهداف المشروع بكفاية عالية .

و أهم الواجبات الرئيسية للإدارة المالية هي :

1- التخطيط المالي ويتعلق بدراسة وتقديرحركة الأموال المنتظرة ووضع الخطط التي يسير

عليها المشروع في المستقبل . 

2- التمويل أي الحصول على الأموال المطلوبة والتي لا يمكن الحصول عليها من الإيرادات اليومية . 

3- الرقابة المالية أي دراسة وتتبع الأعمال الماضية وكذلك الأعمال الحالية للتأكد من أن حركة الأموال تسير طبقاً لما سبق وضعه من تخطيط مالي . وكذلك للتأكد من أن الانحرافات أوالاختلافات بين الخطط وبين ما حدث فعلاً أمكن التحكم فيه .

فالإدارة المالية تشمل التخطيط المالي ، والتمـويل ، والرقابة المالية .

ويعتمد حسن تنفيذ الواجبات الملقاة على عاتق الإدارة المالية على وسيلتين رئيسيتين :

(1) التنظيم المحاسبي الجيد للمشروع الذي يمد الإدارة بسجل شامل لنتائج الأعمال السابقة وكذلك بالأحوال المالية السائدة في الوقت الحاضر .

(2) الميزانيات التقديرية وهي عبارة عن ترجمة للسياسات الموضوعة ووسيلة الرقابة على تنفيذها .

إذن من مسؤليات الإدارة المالية :

- التخطيط لمصادر الإيراد المتوقعة خلال مدة زمنية محدة قادمة .

- تعيين مجالات الإنفاق لهذه الإيرادات وطبقا :

 لما هو محدد لها في الأنظمة والقواعد المالية.

ولما لكل مجال من مجالات الإنفاق من أهمية وأولوية مقارنة مع مصادر الإنفاق الأخرى .

وحسب أنظمة رقابية ومحاسبية مختارة ومحددة و مناسبة للمؤسسة تنظم الإدارة المالية وتمهد للتأكـد من سلامة وحسن إستخدام الأموال الى جانب تكريس الشفافية والنـزاهة .

وللتفصيل وكنظام عملي نقدم لكم نطام مانجو لقياس مدى سلامة الإدارة المالية في مؤسستك ،ويتضمن :

- المقدمة

- الجزء 1: النظم الأساسية 

- الجزء 2: المراقبة الداخلية

- الجزء 3: التخطيط

- الجزء 4: التقارير

- الجزء 5: العاملين

- معنى النقاط التي أحرزتها

- مصادر إضافية                       

- شرح لبعض المصطلحات

 

المقدمة :

سيساعدك هذا النظام على قياس مدى سلامة الإدارة المالية في منظمتك.

يعد المال بمثابة شريان الحياة في أي منظمة، فلا يمكن لأي منظمة غير حكومية أن تحقق الكثير بدون المال إذ يجب أن تعتني بأموالها جيداً، وهذا يعني العمل بنظام إدارة مالية جيد.

يحتوي نظام التحقق من السلامة على إجابة لمجموعة بسيطة من الأسئلة، فهي تغطي كل المجالات الأساسية من الإدارة المالية لأي منظمة غير حكومية، ومع نهاية نظام التحقق من السلامة ستتمكن من معرفة ما إذا كان نظام الإدارة المالية في منظمتك غير الحكومية سليم أم غير سليم ومن معرفة ما إذا كنت بحاجة إلي مساعدة أم لا.

مانجو

مانجو هي منظمة غير حكومية مقرها المملكة المتحدة البريطانية، وقد أنشئت لكي تقوي الإدارة المالية الخاصة بالمنظمات غير الحكومية. تقوم مانجو بنشر أدوات مجانية مثل تلك وبعمل دورات تدريبية أيضاً وتوفر العاملين في مجال الحسابات للعمل في المنظمات غير الحكومية ونشر الكتب. لمزيد من التفاصيل قم بزيارة الموقع التالي: www.mango.org.uk

لمنْ تمّ وضع نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية؟

وضع نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية ليساعد العاملين في المنظمات غير الحكومية بطريقة عملية، فقد صُمم خصيصاً للمنظمات الصغيرة والمتوسطة الحجم (أو المكاتب الميدانية)، ولم يصمم لأجل المكاتب الرئيسية لأي منظمات دولية.

يمكن أن يقوم أي موظف أو مدير عام بإدارة هذا النظام، فلست بحاجة إلي مهارات حسابية متخصصة لكي تطبقه، إذ يشمل توضيح لكل جزء وورقة بالتعريفات والتفسير الخاص بالمصطلحات المالية المستخدمة.

كلمة تحذيرية

يقدم نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية مؤشر عام لسلامة منظمتك فيما يتعلق بالإدارة المالية، فهو ليس بمثابة قائمة شاملة لكل جوانب الإدارة المالية. وهو ليس بنظام مراجعة ولا يصف مجموعة ثابتة من الإجراءات التي ستكون لها علاقة كاملة بكل حالة.

تختلف طبيعة المنظمات الحكومية عن بعضها البعض ويجب أن تعكس نظم الإدارة المالية هذا الاختلاف، فلن ينجح أي نظام "يناسب جميع المقاسات" على الإطلاق، فما يعد هاماً بالنسبة لمنظمة ما قد يكون غير مناسب لأخرى.

ولكن تتفق كل الجوانب الأساسية للممارسة السليمة في معظم المنظمات غير الحكومية معظم الوقت، يركز نظام التحقق من السلامة على هذه الجوانب الأساسية، فهو حجر الأساس لأي نظام جيد.

استخدام نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية

هذا النظام عبارة عن سلسلة مكونة من خمسين بيان بسيط، ولكن ناقش هذه البيانات مع الأعضاء المختصين في هيئة العاملين وسجل بجوار كل بيان ما إذا كان "صحيح دائماً"، أو "صحيح معظم الوقت"، أو "صحيح في بعض الأحيان" في منظمتك.

 وفيما يلي الشرح الخاص بكل تقدير والدرجات التي يحصل عليها :

 

 

تكتب الدرجة بجوار كل بيان. ضع دائرة حول درجتك أمام كل بيان خاص بنظام التحقق من السلامة، ثم اجمع الدرجات الخاصة بكل جزء، هذا كل ما في الأمر! وبعدها عندما تقارن بين درجاتك والجدول الخاص بصفحة "معنى الدرجة" ستكون قادراً على معرفة مدى سلامة نظام إداراتك المالية.

ربما ستحتاج إلي إشراك أعضاء مختلفين من هيئة العاملين في عملية إكمال نظام التحقق من السلامة المالية، وبصفة عامة من المناسب أن تكمل نظام التحقق المالي مع المسئول التنفيذي ومع المدير المالي.

ربما تختار أن تقوم بتكملة البيانات الخاصة بهذا النظام في ورشة عمل (تستغرق ما يقرب من ساعة إلي ساعتين) أو من خلال عدد من الاجتماعات الفردية مع بعض العاملين.  

التعليقات

يرحب نظام مانجو بتعليقاتكم على أدواته، برجاء إرسال أي تعليق أو اقتراح على هذا النظام على العنوان التالي: ajacobs@mango.org.uk  

الجزء 1: النظم الأساسية

أ) المستندات المؤيدة

كل عملية مالية يجب أن تكون مدعمة "بمستند مؤيد" مثل فاتورة، أو إيصال. فهذا هو الدليل على أن هذه العملية المحددة قد حدثت.

 

 

ب)الخزينة

يجب كتابة كل عملية في دفتر الخزينة، ودفتر الخزينة هو عبارة عن قائمة بالأموال التي أنفقتها المنظمة وتلك التي تلقتها، ويتم الاحتفاظ به في دفتر أو على الكمبيوتر.

 

 

ج) الرمز الخاص بالحسابات

يعمل النظام المحاسبي عن طريق وضع رمز لكل عملية تدخل في دفاتر الخزينة، ويسمح هذا الرمز بجمع العمليات معاً وتقديم التقارير المختصرة، ومجموعة الرمز الحسابية التي تستخدمها المنظمة يطلق عليها "رسم بياني خاص بالحسابات"، ويمكن استخدام مجموعة أخرى من الرمز لتحديد العمليات الحسابية الخاصة بكل مشروع أو نشاط، وعادة ما يطلق عليها رمز "مركز التكلفة".

 

 

 

الجزء 2: المراقبة الداخلية

 

تستخدم المنظمات غير الحكومية أسلوب مراقبة داخلية مختلف حتى تتأكد من أن التمويل يتم استخدامه بالأسلوب الصحيح ويحقق أهدافها، توضح هذه القائمة مجموعة منتقاة من أساليب المراقبة، وهي ليست بقائمة كاملة، ولكنها يجب أن تكون مرتبطة بنظم مراقبة أخرى هامة من أجل تسهيل عملية إدارة منظمتك، ولكن تشمل هذه القائمة على نظام مراقبة لكل المجالات الأساسية الخاصة بالإدارة المالية.

ملحوظة: تعد الأجزاء الأخرى من نظام تحقق السلامة المالية بمثابة نظم مراقبة هامة أيضاً فعلى سبيل المثال تثبت المستندات المؤيدة أن العملية المالية قد حدثت وتعد مراجعة التقارير المالية بمثابة نظام تحكم هام للغاية للمدراء للتأكد من متابعة عمليات الصرف.