أصول الكتابة العملية

 

 

أسم الكتاب : أصول الكتابة العملية

المؤلف : غراهام هارت

المترجم : مركز التعريب والبرمجة

الناشر: الدار العربية للعلوم – الطبعة الاولى - 1999

عدد صفحات الكتاب :71 صفحة

عرض : فلاح عاشور

 

 

 

فكرة الكتاب :

من منـّا لا يحتاج الى التواصل مع الاخرين ؟ ان هذا الكتاب يعرِّفك الى المهارت اللغوية الضرورية لذلك ,ويبقى عليك تحديد طريقة استخدامها . فهذا الكتاب يشكل دليلا الى المهارات الاساسية المطلوبة لكتابة عملية ناجحة .

فكر مليا قبل ان تبدأ :

فكر دائما في هدف النص الذي تكتبه خصوصا اذا كان خاصا بالعمل واطرح على نفسك الاسئلة التالية :

1. ما هو الموضوع الذي أكتب عنه؟

عليك تحديد موضوعك حتى لاتكتب معلومات خارجة عن موضوعك وبالتالي يكون طويلا .

2. الى من اتوجّه في كتابتي هذه ؟

عليك ان تحدد من سيقرأ المعلومات التي تكتب عنها  بالتحديد ؟ هل سيفهم التعابير التقنية الواردة فيها ؟ هل سيدلي بها الى الاخرين ؟ وما هو الاسلوب الذي تكتبه (رسمي أم غير رسمي ).

3.  ما الغرض من اتخاذ هذه المهمة ؟

هل تريد تزويد الشخص الاخر بمعلومات معينة ؟ ام انك تريد اقناعه  او التاثير عليه بمسألة ما ؟ وماذا تتوقع ان يكون ردهُّ اليك.

اقسام الكتابة :

- تسمى بالكتابة الفعالة فاذاكانت كتابتك تهدف الى الى ايصال المعلومات والتي يستخدم فيها التركيبات البسيطة والاساليب السهلة .من اجل هدفها الوحيد وهو ايصال المعلومات.

- تسمى بالكتابة للتاثير اذا كانت تهدف الى التاثير على القارئ  والتي تعكس محاولة التاثير على الاخرين ودفعهم الى التفكير بطريقة معينة

وفي معظم الاحيان يجمع الناس بين هذين النوعين من الكتابة .

القواعد الاساسية في الكتابة : 

1. استخدم الكلمات البسيطة عندما تكون كافية .

2. استخدم التركيبة البسيطة والبدء بالنقطة الاساسية .

3. استخدم الجمل التامة المعنى – قدر المستطاع .

4. استخدم جملة واحدة للمفهوم الاساسي الواحد .

5. استخدم الكتابة بصيغة المعلوم .

استخدام الكلمات البسيطة عندما تكون كافية :

ترتكز الكتابة العمليةالفعالة على كلمات صغيرة عاديــة يسهل قراءتها وفهمها .اما استخدام الكلمات المعقدة فلا يكون الا في حالات الضرورة القصوى لانها تزيد من صعوبة الفهم وتجعل الكتابة وتكلـِّفة وغير عصرية .

مثلا يمكن ان نقول " في المقام الأول "  بدلا من   " اولا " .

استخدام التركيبة البسيطة والبدء بالنقطة الاساسية :

عليك الدخول فورا في صلب الموضوع والاسراع في توضيح المسالة وذلك عن طريق استخدام الجمل البسيطة والبدء بالنقطة الاساسية .فمثلا :

ü ان سياسة الشركة هي تامين النوعية الفضلى باوفر كلفة ممكنة وذلك في جميع اقسام خدماتنا .

ý  ان تامين النوعية الفضلى باقل كلفة ممكنة في جميع اقسام خدماتنا     هي سياسة الشركة .

استخدام الجمل التامة المعنى – قدر الامكان :من الضروري التاكد من ان جملك في معظمها تامة المعنى . وهذا يعني استقلالية الواحدة عن الاخرى .وبشرط (قدر الامكان ) لانها ليست سهلة التطبيق واليك بعض الامثلة :

ü ان عدم وجود ملاحظةالاستلام (اوصورة عنها ) يدل على اننا لم نحصل على الصور اصلا .

ý ان عدم وجود ملاحظة الاستلام (او صورة عنها ) يدل على اننا لم نحصل عليهم اصلا .

ý  ان ذلك متاخر اكثر مما كنا نتوقعه .

جملة واحدة للمفهوم الاساسي الواحد :

اذا كنت تتحدث عن مفهومين مرتبطين ارتباطا وثيقا فعليك ان تفكر في الدرجة الاولى التشديد على كل واحد منهما .ولاتنسى التاكد من انسجام الجملة مع غيرها من جمل النص . مثلا :

ü ان سعر الشراء معقول ومحمول .

تعلمنا الجملة ان المفهوم واحد وهو " سعر الشراء "وفيه رايان هما " سعر الشراء معقول ويمكن للشركة تحمله " .

ý  ان سعر الشراء معقول ومحمول والمبنى يقع بموازاة المحطة  الرئيسية لسكة الحديد .

في الجملة مفهومان منفصلان ومهما " السعر والموقع " . فيكون من الافضل في هذه الحالة استخدام جملتين منفصلتين .

الكتابة بصيغة المعلوم :

حاول دائما استخدام جملة فعلية مباشرة اي ان تتبع صيغة المعلوم لانها تضفي على الكتابة الثير من الحيوية وتسهل فهمها . مثلا:

- ربحت الشركة العقد .(مبني للمعلوم ).

- لقد رُبــِحَ العقد من قبل الشركة . ( مبني للمجهول ).

استخدام الترقيم :

ليس استخدام الترقيم شرا لابد منه بل ان له العديد من الفوائد :

- استخدام عملي: فهو بمثابة مجموعة من الاشارات التي تسمح  للقارئ تحديد نقطة ابتداء الفكرة الجديدة  ونهايتها والمكان الذي يجب فيه التوقف .

- استخدام خلاق : يساعد على ايصال لهجة الحديث وإضفاء  روح العابة ولفت الانتباه وتعزيز مفاعيل الجمل .

- استخدام صحيح : يوجه القارئ توجيها سليما ويحول دون ظهورك انت  او الشركة بمظهر غير المحترف.

الفاصـــــلة ( , ) :

تعتبر الفواصل من اهم علامات الترقيم لانها تسمح بزيادة حجم الجملة وبالتالي توسيع مضمونها . ولكن استخدامها في المكان الخاطئ قد يؤثر سلبا على المعنى .وتستخدم في معظم الاحيان على النحو الاتي:

- كوقفة بسيطة داخل الجملة ( غالبا ما تؤدي دور العطف )

- كعامل تقسيم يفصل عبارة تتعلق بالموضوع الاساسي ( وتاتي فيها مزدوجة )

- كاداة تفصل عناصر اللوائح .

مثلا:

- تخطط الشركة للتوسع , استنادا الى النجاحات التي تحققت في السنة الماضية.

- ان مخطط توسيع الشركة , الذي اعلِـن في وقت سابق من هذه السنة , قد يؤثر على قيمة الاملاك المحلية .

- سيستلزم مخطط التوسيع تحسنا للانتاج ,لقسم الصيانة,للمستودع ولوسائل النقل .

الشولة المنقـــــوطة ( ؛ ) :

تقع الشولة المنقوطة بين الفاصلة والنقطة . وهي تدل على توقف طويل نسبيا داخل الجملة الواحدة ومهمتها الفصل بين فكرتين منفصلتين يجمعهما رابط بسيط . مثلا :

- تشمل مواضيع " رايت " في هذا العرض مدنا من ثلاث قارات: بومباي, كلكوتا,وبانكوك ؛ برلين ,باريس,ولندن ؛ شيكاغو,ونيويورك ؛ اي اسيا واوربا وشمال امريكا.

النقطتان ( : )   : تشير هذه العلامة الى بداية شئ مختلف . وهي غالبا ما تستخدم قبل لائحة او في حالات الاقتباس .وتستخدم النقطتان ايضا للتشديد على مسالة ما(خارجة عن محتوى الجملة ) كالاقتباسات او المعادلات والرسوم البيانية. مثلا :

- سيشمل العرض خمس مدن وبلدات بريطانية : اكسفورد, ليفربول,برايتون ,نيوكاسل واوبان.

- نلفت انتباه المحاسبين الى الفرق بين الربح الصافي والربح الاجمالي :

الربح الاجمالي = الربح الصافي + 17,5%

انهاء الجملة :

تعتبر من  علامات الوقف الضرورية للقارئ فلا تنساها ابدا. ويعبر عنها باحدى الطرق الاتية :

1.النقطة : التي توضع عادة عند نهاية كل نص او جملة .

2.علامة التعجب : التي لاتستخدم في الكتابة العملية إلا ما ندر ؛ وهي تاتي في نهاية الجملة  ولاتحتاج الى نقطة نهاية من بعدها . اما مهمتها فهي زيادة التاكيد على الكلام . مثلا : بدأ العرض الجديد الذي تنتجه الشركة .فلا تدع هذه الفرصة تفوتك

علامة الاستفهام :

تاتي في نهاية كل جملة تتضمن سؤالا ,سواء أكان مباشرا أم غير مباشر.

الجملة المعترضة :

تضم الجملة المعترضة كلاما منفصلا عن الجملة الاساسية لا يؤدئ الغاؤه الى تعطيل المعنى العالم لها . وهي توضع بين فاصلتين او قاطعتين او قوسين ؛ ويكون لكل منها طريقتها الخاص في العمل .

مثلا :

- سيتم إصدار النموذج   C62  - الذي لم يتخذ انجاوه اكثر من 13 شهرا – في شباط المقبل .

- سيتم إصدار النموذج   C62   ( الذي لم يتخذ انجاوه اكثر من 13 شهرا ) في شباط المقبل .

- سيتم إصدار النموذج   C62  , الذي لم يتخذ انجاوه اكثر من 13 شهرا, في شباط المقبل .

الفاصلة العليا :

لاتستخدم في اللغة العربية , وانما في باقي اللغات مهمتها :

- حذف حرف او اكثر .

- صيغة التملك .

مثلا:     I`m

الواصلة ( - ) :

لاتستخدم في اللغة العربية , وانما في باقي اللغات , تنحصر مهمة الواصلة في تسهيل قراءة الكلمات في اللغة الانكليزية , انها في الواقع تربط كلمتين مجتمعتين في معنيهما .

علامتا الاقتباس  :

- الهلالان "      " : يستخدمان في معظم الاحيان في الخطاب المباشر .

مثلا :وقد شرح قائلا : " علينا ان نترك انطباعا  جيدا امام المسوؤلين "

- الهلال الواحد :  يستخدم في حالات متنوعة :

- الكلام المنقول : قيل ان هذه المجموعة حققت ( افضل النتائج على الاطلاق ) .

- الكلمات التي تستخدَم عـَمدا في معنى مغاير لمعناها الطبيعي :

نعتقد أنه من الافضل (تجميد ) هذه الفكرة .

- الكلمات المختصة التي تستخدم للمرة الاولى

- اسلوب السخرية او التلاعب على الالفاظ : لدى الاتحاد بعض الاراء التي تختص بــــ(التزام ) الادارة بالاجور المتساوية .

علامة الحذف ( ...) :

وهي النقاط الثلاث التي يمكن استخدامها لفتح المجال امام افكار اخرى . وقد تعني اختصار بعض الكلمات من حديث منقول .مثلا :

- انخفضت المبيعات الى 25% ... وكان من الممكن ان يكون الوضع اسوأ .

- " كانت السنة رائعة ...افضل من كل ما سبقها"

تحريرالنص :

قبل ارسال الوثائق تاكد من تحرير النص بدقة

ومن عدم :

- عدم وجود اخطاء نحوية او صرفية .

- عدم وجود اخطاء في تهجئة الكلمات .

- عدم إطالة النص .

- عدم غموض المعنى .

لاتكتب دائما كما تفكر :

فكر مليا في التسلسل المنطقي للكلمات في الجملة , آخذا بعين الاعتبار وجهة نظر القارئ .لا تركز على حدسك وحده . مثلا :

- نطلب منك حضور , والتاريخ النهائي لم يحدد بعد , جلسة مبدئية قبل  العاشر من ايار 1999 .

- نطلب منك حضور جلسة مبدئية قبل العاشر من ايار 1999 ؛ وسيتم  لاحقا تحديد التارخ النهائي لها .

تاكد من صحة تتابع الكلمات :

قد يغفل البعض في كثير من الاحيان عن ترتيب الكلمات ترتيبا سليما .فتاكد من ذلك.

تاكد من وضوح المعنى :

تاتي الكتابة المماثلة للكلام المحكي العادي بسيطة ولكنها تتطلب بعض التشديد على وضوح المعنى .

- لقد حضرت اجتماعا مع بعض الزملاء في قسم المبيعات .

هل كان الاجتماع في قسم المبيعات؟ أم كان مع بعض الزملاء من   قسم المبيعات ؟ لذا احرص دائما على توضيح المعنى .

الدقة في استخدام الضمائر : الضمائر جزء اساسي من الكتابة لايمكن الاستغناء عنه لكن المهم فيها ان يفهم القارئ الى من؟ او الى ماذا تشير؟ . فانها تحتاج الى الدقة في الاستخدام .  

التاكد من الافعال :

الافعال هي الكلمات التي  " تقوم بالعمل " داخل الجملة .تاكد من صحة :

- صيغة الفعل الدالـَّة على الزمن .

- توافق الفعل مع فاعله .

اختيار الكلمات :

حاول ان تتجنب الغموض والرطانة وكثرة الكليشيهات والكلمات الزائدة .

-الكليشيهات : هي كلمات او تعابير يتكرر استخدامها حتى انها تفقد معناها واثرها على السامعين .

-الرطــانـة : وهي لغة تستعمل بين مجموعة معينة من الناس وقد لايفهمها غيرهم .من هنا كانت ضرورة الانتباه الى نوع القراء الذين تتوجه اليهم بالكتابة

- الكلمات الزائدة : تجنب الكلمات الزائدة في كتاباتك فهي تاخذ الكثير من الوقت حتى تكتب وتقرا .

الاختصار : من الافضل الاختصار في الكتابة ,فكل ما هو غير ضروري يقلل من القيمة الاساسية .

الكلمات والعبارات التي لا تضيف شيئا الى المعنى : هنالك كلمات نستخدمها كثيرا دون ان يكون لها معنىً فتضخـِّم الجمل , إلا ان القارئ يفضل عادة الاختصار لإنه يدخل في صلب الموضوع. ولكن قد تكون بعضها ضرورية لإظهار بعض الاحترام .

العبارات والكلمات المتكررة : يقع الواحد منا حتما في فخ التكرار كلما طالت كتابته ؛لذلك علينا دائما محاولة تجنبه.

العناوين :

- حاول استخدام العناوين استخداما فعالا لانه

- دليل يساعد القارئ على معرفة اقسام النص المختلفة .

- وسيلة تساعد على لفت انتباه القارئ ومفاجأته او تسليته .

- علامات غامضة تدفع القارئ الى محاولة معرفة المزيد عنها .

- قد تساعد العناوين ايضا على معرفة محتوى النص دون الحاجة الى قراءته .

اللوائح : ومهمتها تحويل المعلومات الى وحدات صغيرة سهلة القراءة . باستخدام النقطتين  والاقواس والنقطة نهاية الجملة.

التنظيم : تحتاج الملفات كلها , سواء اكانت رسالة صغيرة ام تقريرا موسعا ,الى بنية داخلية واضحة تساعد القارئ على معرفة اقسام النص وايجاد ما يهمه منه .

البنية الداخلية :

- العناوين وشكلها ومحتواها ,تاكد من ان العناوين  توافق محتواها في النص كله .

- توافق زمان الافعال وتوافق الفعل مع فاعله , وغيرها. مثلا:التزم دائما باختيارك الاول فاذا بدات بصيغة الجمع  " نحن "  لا تنتقل فجاة الى المفرد   " انا ".

امور يستحسن ذكرهاعند الكتابة :

- ارقام الصفحات

- الفهرس

- الحاشية

- عناوين صغيرة في رأس الصفحة او أسفلها .

- مسرد الكلمات العسيرة ,الملحقات ,لوائح بيانية ,وغيرها .

الكلمات الاولى : ان اكثر ما يؤثر بالقارئ هو كلمات النص القليلة الاولى , لذلك فهي تستحق منك عناية خاصة .

المجاز والاستعارة : انت على الارجح تستخدم المجاز  والاستعارة – وهما اعطاء الشئ صفات شئ اخر – اكثر مما تتصور .

اما شروط نجاح استخدام الاستعارة فهي:

- عدم المبالغة فيها

- عدم خلطها بغيرها داخل النص الواح

- اتباعها عبر النص كله .

تنظيم الذهن :

- اكتب موضوع نصك في وسط ورقة بيضاء كبيرة.

- دوّن حوله كل ما يخطر ببالك عنه .

- حاول وصل الافكار المدونة وتصنيفها ضمن مجموعات مترابطة (لتشكل فيما بعد مقاطع نصك او فصوله ) .

- قد تحتاج بعدها الى حذف بعض النقاط ومن ثم تحديد عدد فصول نصك او مقاطعه .

البدء :

غالبا ما تكون البداية صعبة , فترانا نؤجلها حتى اللحظة الاخيرة .

واليك اربع تقنيات تساعدك على التغلب على هذه الصعوبة :

1- التفكير بشئ اخر : بعد ان تقرر موضوع كتابك ابتعد فورا عنه لفترة قصيرة حتى تسمح لعقلك الباطني ان يفكر فيه.

2- تدوين الافكار مسبقا : حاول تدوين الجمل المناسبة او التعابير المميزة مباشرة بعد ورودها الى ذهنك لانك قد تنساها .

3- قراءة الافكار بصوت عال : ليست الكلمات التي نكتبها الا امتداد للافكار  التي ترد الى ذهننا , لذلك كان من المفيد  التعبير عنها بصوت مرتفع  وبابسط طريقة ممكنة ومن ثم تدوينها وتحويلها الى جمل  مفيدة .

4- تدوين اي شئ على الورق : تكمن الصعوبة أولا ً في عملية الكتابة نفسها ولكي تتخطاها ابدأ بكتابة اي شئ يرد الى

5- ذهنك : موضوع الكتابة او ربما بعض الكلمات الرئيسة فيه او حتى اسماء وعناوين ثم حاول وضع تصميم للمقطع الذي بدأت به.

نوذج التعاون :

يحتاج الزملاء الى تبادل المعلومات في ما بينهم والتشاور في اساليبهم المختلفة ومراجعة الاعمال مراجعة متبادلة تزيد من إمكانية اكتشاف الاخطاء الواردة سواء في المضمون او الاسلوب .

فقد يستطيع الزملاء ان :

· يخبروك فعلا ما اذا كان المعنى واضحا أم لا .

· ينتبهوا الى أخطاء الصرف والنحو البسيطة .

· يعطوك آرائهم حول المضمون واللهجة والاسلوب .

اما ما يجب القيام به للعمل من الاخرين فهو :

· طلب المساعدة في مرحلة مبكرة من العمل .

· المرونة في التعامل مع الاخرين ومحاولة إدخال اقتراحاتهم ضمن العمل .

· ابقاء القارئ في ذهنك والحرص على تامين حاجاته وتوقعاته .

خمس نقاط تذكيرية : اذا كان لديك :

أ‌- رسائــل:

1.هل اتبعت نموذجا معينا ؟

2.ها اخترت عناوين صحيحة؟

3.ها اخترت اسلوبا مناسبا ؟

4.هل تنتظر جوابا ؟وهل تتوقع ان تنال رسالتك الجواب المناسب ؟

5. هل رتبت الرسالة ترتيبا يليق بها ؟

ب‌- تقارير :

1.هل رتبته ترتيبا واضحا ؟

2.هل اخترت عناوين فعالة ؟

3.هل جاءت كتابتك مناسبة ؟

4.هل نظمت اللائح جيدا ؟

5.هل استخدمت الهوامش الدالة (من رؤوس وفهارس وغيرها )؟

ت‌- فاكس | بريد الكتروني :

1.هل تعتبره مناسبا لهدفك ام انه غير رسمي ؟

2.هل اثرت هذه الوسيلة على نصك – كلمات مختصرة ,اسلوب ضعيف ...

3.هل تاكدت من وضوح مغزى الرسالة ؟

4.هل تحتاج الى الاحتفاظ بنسخة عنه ؟

5.هل احسنت التعبير عن افكارك رغم صعوبة هذه الوسائل غير الرسمية ؟